Choisir un logiciel pour l’entreprise (2/2)

Par Philippe Cazaban - Trouveur de solutions pragmatiques

La mise en œuvre d’un logiciel passe toujours par les mêmes grandes étapes :

· l’identification du besoin,

· la recherche de solutions,

· le choix d’une solution,

· la mise en œuvre de la solution choisie.

Le mois dernier, nous avons déjà évoqué les écueils à éviter pour que l’expression du besoin soit la plus exacte possible. La manière la plus classique de passer de l’expression d’un besoin à la recherche d’une solution, c’est de rédiger un cahier des charges et de lancer un appel d’offres.

Cahier des charges et appel d’offres.

Quand vous rédigez un cahier des charges, n’oubliez pas que ce n’est pas un roman feuilleton ! Pour être efficace, soyez succinct : une courte présentation de votre société permet de vous situer. Quant aux fonctionnalités attendues, ne décrivez que ce qui est spécifique à votre entreprise (d’où l’importance d’avoir correctement déterminé ces spécificités, cf. chronique précédente). Par exemple, pour un cahier des charges en vue du choix d’une comptabilité, il est inutile de décrire tout ce qui a trait à la comptabilité générale. Attachez-vous à décrire quelle comptabilité analytique vous souhaitez mettre en œuvre. Ou encore, pour le choix d’une gestion commerciale, ne précisez pas que le logiciel doit gérer des clients et des commandes. Décrivez comment vous segmentez votre marché, quels sont les qualifiants nécessaires pour vos clients et pour vos commandes et quelle est l’utilité de ces qualifiants. Faites attention à rester dans le domaine des fonctionnalités et abandonnez tous les aspects techniques ou ergonomiques (ils feront partie des critères de choix).

N’hésitez pas à faire lire votre cahier des charges à un tiers : encore une fois, son regard extérieur est idéalement placé pour mesurer la facilité de compréhension de votre document et vous en faire une critique constructive. Et plus celui-ci est clair, plus vous augmentez vos chances d’obtenir des réponses en adéquation avec votre besoin.

Pour votre appel d’offres, limitez vos envois : il vous faudra entre 2 et 4 heures pour traiter chaque dossier en retour…

Choisir un fournisseur.

Dans le choix de la solution, différents critères doivent intervenir. Bien sûr, certains relèvent des caractéristiques du logiciel par rapport à votre besoin et de l’ergonomie proposée. Mais il ne faut pas oublier les critères techniques et ceux liés au fournisseur. Et votre choix doit être guidé par l’ensemble de ces critères. Il vaut mieux un logiciel qui répond à 70% de votre besoin avec un fournisseur fiable qu’une solution qui couvre 90 % de vos besoins avec un fournisseur incertain.

Pour évaluer les capacités du logiciel par rapport à vos besoins spécifiques, demandez une démonstration du traitement de ces spécificités. Pour reprendre l’exemple ci-dessus, il n’est pas utile que le fournisseur vous montre que son logiciel de comptabilité gère le plan comptable.

A l’heure de la mondialisation, privilégiez… la proximité ! Ce n’est pas un critère impératif, mais la facilité de déplacement permet une meilleure résolution des inévitables difficultés au moment de la mise en œuvre.

Plus important : choisissez un partenaire dont la taille est en rapport avec la vôtre. Il est dangereux pour vous de représenter 10% de son chiffre d’affaires et la relation sera peut-être difficile si vous ne représentez que 0,001 ‰ de son activité. Si votre fournisseur potentiel est distributeur, quel est l’état de ses relations avec l’éditeur du logiciel ? S’il est lui-même éditeur, quelle est sa pérennité ?

Si l’éditeur du logiciel n’est pas un acteur majeur européen, voire mondial, quelles sont les technologies utilisées ? Sont-elles pérennes ? Sont-elles répandues ? Quelle est sa stratégie à moyen et long terme ?

Vous avez dit “projet” ?

La démarche de choix et de mise en œuvre d’un logiciel doit impérativement être géré comme un projet. Cela signifie qu’au minimum vous avez

· défini un objectif,

· fixé des délais,

· dégagé des moyens.

En terme de délai, fixez de manière ferme les délais dont vous êtes maître : arrêtez la date limite à laquelle vous aurez choisi une solution et son fournisseur. Attention, établissez un planning réaliste sinon vous ne le respecterez pas. Pour la mise en œuvre, partez d’une proposition de planning du fournisseur, négociez-la de manière très réaliste (prenez en compte vos propres contraintes et celles du fournisseur) puis, quand tout le monde est d’accord, insistez sur la nécessité impérative de respecter cet engagement (ce qui vous contraint autant que le fournisseur car vous aurez aussi des tâches à accomplir dans la mise en œuvre).

Votre projet a obligatoirement une fin matérialisée, en général, par la signature d’un procès-verbal de réception et non par le démarrage du logiciel. Ensuite vous entrez en période d’exploitation, avec les difficultés inhérentes à cette phase.

En guise de conclusion.

N’oubliez pas que votre rigueur et la qualité de vos informations obligent vos partenaires à la même rigueur et à la même qualité !

Comments

[Rédigé par : caroline]

Produit béton vs produit bêta

Sur le marché des logiciels de moteurs de recherche et de navigation, la compétition est rude. Beaucoup d’éditeurs ont remporté un certain succès en peu de temps, profitant de la vague d’intérêt portée actuellement par les entreprises à la problématique de la recherche.
Et nous voilà bombardés par des versions bêta s’éternisant au fil des mois et pourtant jamais abouties….
Alors que nous souhaitions juste être aidés pour accéder plus facilement à LA donnée utile ou recherchée parmi les milliards d’autres contenues sur les réseaux et ordinateurs de l’entreprise, ces versions de logiciel nous distraient parfois sans pourtant résoudre le problème simple que nous nous posons : elles nous laissent au fond de l’impasse..

A qui la faute ? Nous pensons à l’informatique bien sûr ! Et nous rageons d’impuissance ! Un ordinateur est forcément responsable de nos incompréhensions. Mais pourtant l’informatique, bien que ce soit difficile à admettre, ne fait jamais d’erreurs. Il faudrait croire que ce n’est pas l’ordinateur ou son logiciel de recherche qui ne « comprend » pas ce que nous demandons, c’est sûrement nous qui demandons mal.

En réalité, l’origine du problème est duale.
D’un côté, on parle d’outils informatiques « intelligents », mais que recouvre cette appellation ? Malgré les efforts biotechniques des dernières années, des algorithmes plus puissants, ainsi que de plus amples capacités de mémoire, « Intelligent » n’est pas le bon terme. Le test de Turing reste inviolé http://fr.wikipedia.org/wiki/Test_de_Turing
De l’autre côté, il y a « nous ». Nous sommes en effet une partie du problème : francophone, nous communiquons en français. Pourquoi alors avons-nous des difficultés à nous comprendre, avec ceux qui parlent notre langue et a fortiori avec ceux qui parlent une autre langue ? La réponse est simple, parce que nous sommes tous différents et que notre façon de nous exprimer nous est propre.

En parallèle, les éditeurs de logiciels nous fournissent un produit unique et monolithique, constamment mis à jour à un rythme que nous, utilisateurs, avons du mal à suivre. Un logiciel qui ne permet à l’ordinateur de ne parler que la langue 0010, alors que l’utilisateur de ce même ordinateur parle « humain », soit une langue d’une autre complexité. Comment dès lors leur permettre de communiquer et d’échanger des données ?

Un moteur de recherche classique, ne résout pas nécessairement l’équation suivante :
Si X, Y et Z veulent trouver par le biais informatique la même réponse à une question, mais que cette question, selon que je suis X, Y ou Z est posée de façon suivante :
- X tape« livre »
- Y tape « devise étrangère anglaise»
- Z tape« god save the queen money »

Quel sera le résultat? Gageons qu’aucun d’eux n’obtiendra d’informations sur la « livre sterling », « monnaie anglaise », « pays de la reine mère ».

Existe-t-il une solution au problème posé ?
Imaginons un logiciel à trois têtes : une pour la recherche structurée, une pour l’indexation linguistique et la dernière pour la recherche sémantique.
Les trois composantes travailleraient simultanément et délivreraient à l’utilisateur la réponse qu’il cherche, peu importe la façon dont il a exprimé sa requête.
Alors qu’une version ultragamabêta vous répond, en cas de faute de frappe, « qu’aucune réponse correspondante n’existe », l’outil nous livrerait la réponse que nous souhaitions.
Ce logiciel ne nous signalerait pas que nous sommes inaptes à l’orthographe, à l’analyse ou à la logique ou que notre niveau de langage n’est pas le bon : il se baserait sur de nombreux algorithmes et de multiples règles sémantiques et linguistiques pour nous comprendre. Et cette formule n’aurait pas besoin d’être revisitée et remise à la sauce du chef quotidiennement : il aurait intégré que l’unique sauce satisfaisante pour les utilisateurs de l’informatique, c’est la sauce à l’erreur permise.

Errare Humanum est ! Arrêtons d’accorder notre confiance dans l’imaginaire intelligence des logiciels en versions tests et confions nos faiblesses à celui qui nous comprend. Il sait que nous sommes tous différents. Au lieu de se transformer, il s’adapte à chacune des personnalités des utilisateurs et il fait bien une chose, comprendre notre demande et nous amener jusqu’à la donnée utile.
Combien de temps devons-nous encore patienter avant qu’un tel outil soit sur le marché ? Une seconde à peine, c’est bien le temps qu’il faut pour accéder au site ci-après : www.sinequa.com