Efficience personnelle

Par Lionel Bruel - Formateur-conseil en management & organisation, fondateur du réseau d'affaires Absara

Flemming m'en parle depuis quasiment un an : Getting things done (exécuter les choses - GTD pour les anglophones intimes) est, selon mon associé, la méthode absolue en matière de rangement et d'optimisation des données, événementielles ou figées, personnelles ou professionnelles. Gosh. On la doit au désormais gourou en organisation David Allen, dont je vous conseille de lire le blog. Champ d'application de GTD : tout ce que vous stockez sur papier ou sur support numérique. Vous voyez le bazar.

Justement ! Habitué à la rigueur quasi bouddhique des trois corbeilles (méthode simplissime), votre serviteur se plonge dans le très fameux SuperCoach, blog du Suisse Antonio Fontes, architecte numérique spécialisé dans la structuration et la sécurisation de l'information tournée vers le Web. Verdict ? GTD, sous l'angle très personnel du programmeur helvétique, me semble assez lumineux. Je me donne quelques semaines pour l'essayer, mmh... l'adopter définitivement.

Voyons comment Antonio Fontes s'approprie la méthode.

A la demande d'un lecteur, prévient l'expert bilingue [Fr-En], voici le modèle sur lequel je travaille quotidiennement au bureau. Il s'agit d'un simple fichier texte placé sur le réseau, [l'on peut aussi appliquer la méthode à partir d'un calepin papier et de quelques corbeilles à rangement], fichier que je modifie tout au long de la journée. En voici la charpente :

En attente, [Waiting]
Je consulte ici toutes les actions déléguées dont j'attends une réponse, explique Antonio Fontes. Je dois savoir très rapidement qui en est responsable, quelle est la teneur de l'information et pour quand elle est attendue. Ex. : 'Récupérer étude de marché Anne B., 16-01-06' ou 'Vérifier enquête satisfaction Benoît C., 25-01-06'.

A faire - Priorité élevée [Next-high]
Cette liste m'indique mes prochaines opérations. La règle est simple : si des actions sont placées dans la zone A faire - Priorité élevée, la zone A faire [juste en dessous] est gelée. Tout avancement dans les tâches subalternes [A faire] se fait si et seulement si la zone de tâches prioritaires [A faire - Priorité élevée] est complètement vidée. Ex. : 'Répondre au client Claude D.' ou bien 'Payer tiers provisionnel'.

A faire [Next]
Cf. A faire - Priorité élevée. Ex. : 'Tondre le gazon'.

Acquis, compétences nouvelles [Skills]
Cette liste ne fait que grandir de jour le jour, se réjouit Antonio Fontes. Entrez ici toutes les nouvelles compétences acquises, que ce soit professionnellement ou non. Ce que vous avez appris à faire, à utiliser, à comprendre, etc. Cette liste est située à cet endroit dans un double but : 1. que vous la lisiez involontairement à chaque passage, 2. que cette dynamique de renforcements positifs (ici, cercles vertueux) vous motive à chaque fois. Ex. : 'Maîtriser mon emploi du temps', 'Comprendre 80 idéorgrammes japonais', 'Faire la vidange de la voiture moi-même', etc.

A purger [To clean]
Lorsqu'une tâche est terminée, c'est cette zone qui l'accueille. C'est un 'tampon', auquel vous consacrerez quelques minutes avant de quitter le bureau (optimal) ou en arrivant le matin (moins optimal). L'objectif, estime Antonio Fontes, étant de compléter la ligne en indiquant à quelle date la tâche a été terminée. S'il s'agit d'un projet, c'est également le moment de s'arrêter et de réflechir sur la prochaine action. Toute action à venir, ajoute Antonio Fontes, sera 'rentrée' comme nouvelle tâche.

A la fin de ce traitement, vous l'avez compris, la tâche est déplacée dans la zone Terminé, cette dernière grandissant continuellement, elle devient elle aussi (cf. Compétences) un levier de motivation permanente. A vous de voir si vous souhaitez numéroter la ligne ou non... Dans mon cas,  confie l'informaticien, la liste Terminé atteindra d'ici peu une longueur de deux pages. Cela fait plaisir ! Ex. : 'Delphine E., validation du choix du nom commercial, 19-12-05'.

Terminé, [Completed]
Cf. A purger. Ex. 1. 'Validation du modèle économique, 18-11-05 -> 10-12-05' ; 2. 'Choix d'un partenaire commercial, 15-11-05 -> 6-12-05'.

Deux 'coups de pouce' supplémentaires méritent une conclusion. Tout d'abord, rassure Antonio Fontes, l'on peut mettre le pied à l'étrier de la manière la plus banale qui soit : ouvrez un simple bloc-notes [informatique ou papier] et inscrivez-y les sections : au fur et à mesure de la journée, le document se remplira de lui-même, assure l'expert suisse.

Ensuite, les lettres. L'on peut ajouter, pour chaque événement, les modalités D, P et R. Qu'est-ce que c'est ?

D : délégation. La tâche est  [...] courte , elle consiste juste à contacter un tiers et à lui confier la responsabilité d'une action. Lorsqu'une tâche D est terminée, prévoir son ajout dans la zone En attente (voir plus haut).

P : pleine. La tâche recquiert tout votre temps, toute votre attention. Durant sa réalisation, banissez tout autre chose (appels téléphoniques, visites, amorce d'un autre processus, etc.). Combien de temps peut-elle durer ? Dificile à dire. Une chose est certaine : sa continuité est un facteur capital. Ex. : 'P - Intervenir dans la conférence téléphonique avec les financeurs'.

R : retour. La tâche consiste à rendre des comptes. Courts ! Il ne s'agit pas de réaliser un rapport (une tâche bel et bien P), mais plutôt de le retourner à l'intéressé ou de lui attacher votre opinion. Ces tâches se matérialisent souvent sous forme d'appels téléphoniques, de memo ou d'e-mails. 

Alors, séduits ?

Le temps, c'est du piment - 2e partie

1. S'organiser

Où l'on reparle de la vieille histoire du loup et du chien. Le salarié d'un seul employeur doit gérer sa vie professionnelle, et sa vie personnelle [1], au regard d'un vis-à-vis unique : son employeur. Mais le plurisalarié [2], ou le porteur de projet ou bien encore le cadre en repositionnement, doit vivre - en plus - de bien denses partenariats [3]. Les parties-prenantes lui sont multiples. Le temps ? Voilà qu'il file entre ses doigts. La constance, en outre, est son défi [4]. Que faire ? Du mind mapping (cartographie mentale) pour débroussailler, pour 'faire monter', pour connecter, pour donner aux choses une perspective et un sens. C'est très porteur. Puis, pour les choses ayant besoin d'un tri, d'une prise en main, d'un élagage systématique, il y a Getting Things Done (GTD), la lumineuse trouvaille de David Allen.

2. GTD avec Google Desktop ou un simple portail perso en Ajax

Je vous recommande quelque chose d'unique : depuis peu j'utilise les gadgets de Google Desktop, et parmi eux la fonctionnalité Tâches à effectuer. Pratique à retrouver, quel que soit l'ordinateur connecté. Un jeu d'enfant que d'assigner à chaque famille de processus l'une des catégories GTD [5]. J'ai aussi un secret, c'est Protopage. (J'adore.) L'idée ? Une catégorie de tâches (ou de processus) par boîte. Soit cinq boîtes. Le gain ? Tout est sur le Net. Donc accessible par un mot de passe. Partage et protection deviennent possibles.

Puissant, enfantin.

__

[1] Ajoutons-y tout de même cette part de recherche qui nous anime depuis la nuit des temps : la soif spirituelle.

[2] Comme moi. Je suis multisalarié.

[3] Le 3QO2CP  vaut ici son pesant de cacao.

[4] Voyez les thémas sur la motivation (barre de gauche, Articles de fond) et sur le coaching. Voyez aussi feedbacks et strokes.

[5] J'ai mes catégories Affaires en souffrance, Urgences, Compétences acquises, Mémoire-tampon, Archives.