Le e-mail: un acte de management sensible

Par Bertrand Duperrin - Consultant en Management

Quelle que soit la taille de votre entreprise vous serez amené à  communiquer par e-mail avec vos collaborateurs. Lors de ces 10  dernières années ce mode de communication a révolutionné les  pratiques: instantané, gratuit, permettant de transmettre un document  le plus simplement du monde...bref l'idéal.

L'idéal...pas tant que ça en fait. Car si communiquer c'est manager,  alors beaucoup ont oublié les règles les plus essentielle du  management, si ce n'est de la bienséance. Avec un effet boomerang  qu'ils peinent à comprendre, voire dont ils n'ont même pas conscience.

Alors, quelque mots sur le bon usage du e-mail, sachant qu'il serait  possible de faire une dissertation sur le sujet.

- ne bombardez pas vos collaborateurs: ça n'est pas parce que l'envoi  est des plus simple qu'il faut en abuser. Un e-mail reçu c'est un  "bip", c'est la certitude que l'envoyeur s'attend à ce que vous en  preniez connaissance de suite, voire que vous le traitiez de suite.  C'est intrusif, ça vous interrompt dans vos autres tâches...bref  envoyez 5 mails à une même personne en une  demi journée et vous  serez sur qu'elle aura l'impression de vous voir débouler dans son  bureau à chaque fois. Après ne vous étonnez pas si elle vous jette un  regard glacial et écourte l'échange la prochaine fois que vous allez  vous croiser.

- le mail part de suite et arrive tout aussi tôt. Cela ne veut pas  forcément dire qu'il est lu et traité dans le même délais: votre  collaborateur a certainement d'autres tâches en cours que lire ses  mails (à moins qu'il ne soit payé qu'à lire ses courriers ce qui  semble fort improbable). Votre collaborateur peut être occupé, voire  absent. Si vous voulez de l'immédiat validez votre courriel par un  appel téléphonique pour évoquer le sujet de vive voix. Cela vous  permettra de valider la prise en compte du message. N'oubliez pas non  plus que votre collaborateur ne reçoit certainement pas de messages  que de vous.

- un e-mail est moins formel qu'un courrier. Cela ne dispense pas de  dire bonjour, s'il te plait, merci et éventuellement de faire de  vraies phrases et de motiver sa demande; "Fais ça", "répond à ma  place", "envoie ça" en une ligne sans bonjour, ni merci, ni  justification...ne vous étonnez pas si vos collaborateurs traitent en  priorité les demandes de leurs autres collègue plutôt que celles  d'une personne qui manifeste certainement davantage d'humanité envers  son animal de compagnie.

La liste est encore longue...mais en prenant en compte ceci on peut  déjà éviter quelques erreurs qui ne pousseront pas les autres à  mettre trop d'entrain à votre service.

Et surtout n'oubliez jamais que le destinataire est un être humain,  alors faites en sorte qu'il n'ait pas l'impression de recevoir une  claque à chaque courrier reçu. Ou alors ne soyez pas surpris si vos  rapports se distendent ou s'il a l'air moins impliqué.

Comments

[Rédigé par : Matthieu Barré]

Nous évoquions ce sujet ce matin en CDD. C'est exactement le fruit de nos conclusions. Je rajouterai un quatrième point important : l'email, qui peut permettre la clareté dans les propos, peut parfois présenter le risque de rendre l'info assez floue dans la cas des "fwd:Re(2):fwd(3)" (sic!)
Parfois, il devient important de décrocher le téléphone, voire de lever ses petites fesses.

[Rédigé par : Bertrand DUPERRIN]

Ce sujet m'est venu à l'esprit au dernier moment. Inconsciemment parce que de plus en plus de personnes m'en parlent, s'en plaignent dans leur activité...et qu'à titre individuel à force de le vivre on se dit...

Finalement cela risque de m'inspirer une série "les outils de communication, leur impact et leurs bons usages" sur mon blog dans les temps à venir...

[Rédigé par : Petrov]

it is great!