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Une des clés du succès : une bonne gestion du temps

Bertrand_philippe Par Philippe Bertrand - Entrepreneur et Manager

Que nous soyons entrepreneurs, cadres ou mères (pères) au foyer, nous sommes tous confrontés un jour ou l’autre à gérer la seule ressource qui soit vraiment rare – non pas l’argent comme beaucoup le pensent à tort – mais bien le temps.  Comme il ne peut être stocké, il est toujours « consommé », c’est-à-dire, soit mal utilisé, soit bien.  Or, si nous acceptons que les affirmations qui précèdent soit vraies, force est de reconnaître que peu de choses dans notre éducation nous y préparent : petit à petit, par essais/erreurs, nous devons construire notre méthode de gestion du temps, avec – selon les cas – une efficacité très variable.

Aussi, ai-je décidé de partager avec vous ma méthode de gestion du temps.  Mon objectif est, d’une part, de fournir quelques pistes d’améliorations rapides à celles et ceux qui sont insatisfaits de leur méthode et, d’autre part, de donner des idées nouvelles à celles et ceux qui, bien que contents de leur performance, aimerait encore se perfectionner. Deux remarques préalables s’imposent cependant:

<p><p><p>Sans titre</p></p></p>
  1. Mon but n’est pas de vous faire croire que je suis un expert en la matière. Au contraire même, il fut un temps – encore assez récent – où j’étais médiocre dans ce domaine. Mais croyez-moi, si j’ai pu m’améliorer, n’importe qui peut le faire !!!

  2. Je vous fais grâce de la longue bibliographie des nombreux livres que j’ai lus dans le domaine mais comme je ne suis pas un plagieur, j’attire votre attention sur le fait que,  dans les lignes qui suivent, je n’ai (presque) rien inventé mais me suis simplement approprié – à ma manière – des méthodes/conseils d’autres qui ont planché sur le sujet avant moi.

Voici ma méthode, en dix points :

  1. Je n’ai qu’ « un » temps, que j’essaie d’optimiser au mieux. Dans mon agenda en tous cas, je ne fais pas de distinction entre mes vies privée et professionnelle. Ne croyez pas que cette remarque soit gratuite : rares sont ceux qui ont une vue globale de toutes leurs activités.

  2. J’ai une vue claire de mes priorités, quelles soit privées ou professionnelles : elles sont notées par écrit. Ensemble, elles constituent en quelque sorte une boussole, une balise qui me permet d’effectuer mes choix : cette nouvelle mission professionnelle est-elle conforme aux    priorités que l’on m’a données ? ce choix privé est-il en ligne avec mes priorités privées ? …

  3. J’ai également appris à me fixer/accepter un nombre raisonnable de priorités. Pour être concret, j’ai cinq priorités concernant mon job dans Arcelor (par correction, je ne les décris pas), deux relatives à ma société Advanced Ventures (développer trois sites web ; décider si j’effectue ou non cette année une augmentation de capital) et trois d’ordre privé (veiller à conserver du temps pour ma famille ; économiser pour partir en famille au Maroc fin      octobre ; atteindre un return situé entre 15 à 20% pour mon portefeuille privé). Dix en      tout. Cela peut paraître encore beaucoup mais j’ai déjà eu jusque vingt priorités. Ce qui m’amène au point suivant.

  4. Je suis conscient de mes limites (du moins j’essaie…) et réfléchis à deux fois avant d’accepter un engagement. Si je confesse avoir toujours beaucoup de difficultés à dire non, je me soigne cependant et la maladie régresse bien !

  5. Corollaire du point précédent, s’il le faut, je « réduis la voilure », en veillant toutefois à      être d’une parfaire correction. Il y a peu, j’ai démissionné d’une série de mandats que je ne pouvais matériellement plus assumer suite à un agenda qui devenait impossible. J’ai toutefois attendu que mes remplaçants soient désignés.

  6. Chaque week-end, j’analyse le programme des quatre semaines qui suivent, avec bien entendu une attention toute particulière pour celle qui va débuter. Le fait d’analyser les quatre semaines glissantes me permet de toujours avoir à l’esprit les déplacements que je devrais effectuer et par conséquent de les préparer. L’analyse de la semaine qui va commencer me permet d’estimer si la charge de travail sera supportable (dans le cas contraire, ce que je dois décider de supprimer), quels seront les travaux à réaliser, … Je veille également à prévoir dans mon agenda de nombreux « rendez-vous avec moi-même ». C’est ainsi que les formateurs appellent des plages de travail d’au moins deux heures pendant lesquelles je me comporte comme si j’avais un rendez-vous (je ne lis pas ma      messagerie ; si le téléphone sonne, je décroche mais – sauf urgence – je conviens de rappeler mon interlocuteur en cours de journée, …), ce qui me permet d’avancer dans le traitement de mes dossiers/tâches prioritaires.

  7. Chaque soir, je fais un bilan très rapide (moins de 5 minutes) de ma journée : ai-je respecté mon planning de la journée, ai-je traité les points les plus importants,… ? Je fixe pour la journée qui vient (au maximum) cinq tâches qui me semblent particulièrement prioritaires. Sauf situation d’urgence toujours possible, quoi qu’il arrive le jour suivant, j’aurai au moins la satisfaction d’avoir fait ce qui me semblait le plus important.

  8. Si c’est possible, j’essaie de ne jamais planifier plus de 50% de mes journées car, d’expérience, je sais que ce ne sont pas les imprévus ou autres urgences de dernière minute qui manqueront !

  9. Je ne reste pas devant mon écran en train d’attendre que mes mails tombent mais consulte ma messagerie (selon l’agenda du jour, à peu près) toutes les deux heures. Chaque consultation dure entre 15 à 30 minutes. Je réponds aux mails que je peux traiter directement, j’en transfère éventuellement certains (soit pour information, soit pour demander que l’on y réponde). Si la réponse demande une recherche importante ou consiste en un travail conséquent, je classe le mail dans mon répertoire Outlook « A TRAITER ». Je m’en occuperai plus tard lors de mes « rendez-vous avec moi-même ».

  10. Point le plus important : je revois régulièrement ma méthode à l’aune de ses résultats car j’estime n’être qu’un apprenti en matière de gestion du temps.

J’espère que vous avez apprécié la lecture de cet article et qu’il ne vous a pas fait perdre votre … temps !

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