La gestion de projet et le partage de fichiers sont des tâches primordiales pour tout entrepreneur. De plus en plus de logiciels et d’applications proposent ainsi des solutions de gestion adaptées aux besoins des entrepreneurs, mais aussi des freelances.
Notion est l’un des logiciels de gestion de projet et de partages de fichiers les plus populaires. De nombreuses entreprises ont opté pour Notion dans leur quête d’un outil de gestion de projet performant, ergonomique et flexible.
Présentation Notion
En 2013, Chris Prucha, Ivan Zhao, Jessica Lam et Simon Last ont créé une entreprise : Notion. L’objectif de l’entreprise est alors de proposer un outil tout-en-un permettant à tous ses utilisateurs de bénéficier de plusieurs options de gestion de projet, diverses fonctionnalités de création et de gestion de tâches, sans oublier les outils collaboratifs.
Notion devient donc une plateforme sur laquelle toutes les branches d’une entreprise peuvent se retrouver pour partager des données et travailler sur un ou plusieurs projets. Toujours en quête d’amélioration, la société ajoute régulièrement des fonctionnalités à son logiciel. En 2019, Notion annonce le million d’utilisateur à travers le monde entier.
À qui s’adresse Notion ?
Notion est un espace de travail collaboratif en ligne proposant divers outils et fonctionnalités de gestion de projet et de partage de données. Dans un premier temps, le logiciel Notion s’adresse aux particuliers comme aux petites structures qui souhaitent gérer plus efficacement leurs flux de travail. Divers outils sont mis à disposition de ceux qui souhaitent créer rapidement et facilement des listes de tâches.
Cependant, Notion a d’autres fonctionnalités plus performantes et qui s’adaptent cette fois au besoin des grandes entreprises. En résumé, l’espace de travail collaboratif en ligne Notion est un outil performant qui séduira bon nombre de profils d’utilisateurs : équipes de design, travailleur indépendant, grandes entreprises, start-up, etc.
Les offres et tarifs de Notion
Notion propose ses services en abonnement, avec un plan gratuit proposant des outils simples répondant aux besoins de gestion d’un individu. Les équipes peuvent toutefois accéder à cette offre, avec un nombre de blocs limité. Voici donc les offres proposées par Notion :
- Gratuit : Espace de travail collaboratif, intégration avec d’autres outils et applications (Slack, GitHub…), Données analytiques, historique de la page jusqu’à 7 jours, jusqu’à 10 invités.
- Plus à 8$ par utilisateur par mois : blocs illimités pour les équipes, chargement de fichiers illimité, historique de la page jusqu’à 30 jours, jusqu’à 100 invités.
- Business à 15$ par utilisateur par mois : SSO SAML, Espaces d’équipe privés, Export PDF en masse, Données analytiques avancées, historique de la page de 90 jours, jusqu’à 250 invités.
- Entreprise (nécessite un devis personnalisé) : approvisionnement des utilisateurs SCIM, journal d’audit, contrôle et sécurité avancés, gestionnaire de compte attitré, données analytiques sur l’espace de travail, historique de la page illimité, nombre d’invités personnalisé.
Afin de vous offrir une expérience complète, quelle que soit l’offre que vous avez choisie, Notion vous propose l’ajout d’un module supplémentaire : IA Notion. IA Notion vous permet de créer des résumés de vos travaux, en plus de sélectionner et de traiter les tâches à accomplir. Ce module complémentaire facultatif est proposé à partir de 8$ par mois et par membre d’équipe.
Les fonctionnalités de Notion
L’espace de travail collaboratif en ligne Notion met à disposition de ses utilisateurs de nombreuses fonctionnalités. Ces différentes fonctionnalités peuvent être regroupés en six branches différentes : Ingénierie, Design, Produit, Marketing, Opérations, RH. Voici en somme quelques-unes des principales fonctionnalités disponibles sur Notion :
Création de bloc
Un bloc est un espace de travail depuis lequel chaque utilisateur peut créer des tâches en y ajoutant du contenu texte, images, PDF, vidéos ou encore des adresses URL. Pour les débutants, il existe plus de 90 modèles différents de blocs que vous pouvez utiliser.
Création de page
Une fois vos blocs créés, il faut les regrouper dans une page. Notion vous permet de créer rapidement une page qui vous sert d’une part de liste de tâches, et d’autre part de base de données que vous pouvez exploiter par la suite pour réaliser un contrôle analytique de votre projet. Tout comme pour la création de bloc, vous avez la possibilité de moduler chaque page suivant vos besoins et vos objectifs : tableau, liste, tableau Kanban, calendrier, galerie d’images, Timeline (équivalent d’un diagramme de Gantt).
Templates
Pour vous permettre de prendre en main plus rapidement le logiciel, Notion met à votre disposition plusieurs Templates, des modèles préconçus de pages et de blocs. Vous pouvez choisir parmi les Templates suivants :
- Comptes rendus de réunion
- Liste de documents
- Tableau de bord d’équipe
- Tableau de suivi des tâches par équipe
- Liste des tâches personnelles
Vous pouvez également ajouter d’autres Templates supplémentaires en fonction de vos besoins.
Wikis
Centralisez vos connaissances, et partagez les informations importantes à vos équipes grâce à l’option Wikis de Notion. Ici, vous avez la possibilité d’ajouter plusieurs informations qui seront accessibles par les différentes branches et équipes travaillant au sein de votre espace de travail Notion : objectifs de l’entreprise, contacts des employés, listes, images, etc. Grâce à Wikis Notion, chaque membre est en mesure de partager des pages individuelles aux autres collaborateurs.
Documents
Créez et partagez avec vos différents collaborateurs divers documents. Notion devient l’outil de partage numéro un pour votre entreprise. Améliorez la communication entre les différentes branches de votre entreprise grâce à Notion, et suivez l’évolution de chaque projet grâce à la vue d’ensemble.
Gestion de projet
L’outil de gestion de projet vous permet de créer rapidement différentes tâches puis de les assigner à vos équipes. Vous pouvez par la suite réaliser un contrôle et un suivi détaillé de la réalisation de chaque tâche par rapport aux objectifs et au calendrier fixé.
Intégration
Afin de proposer une expérience optimale à ses utilisateurs, Notion met à leur disposition une Marketplace depuis laquelle ils peuvent ajouter plusieurs outils à leurs espaces de travail : Figma, Amplitude, GitHub, Slack, Jira, Asana, Zapier, Tray.io, Webex…
Comment ouvrir un compte sur Notion ?
L’ouverture d’un compte sur notion se fait directement sur le site Notion. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton « Essayer Notion gratuitement ». Vous serez par la suite redirigé vers une nouvelle page sur laquelle s’affiche une fenêtre de discussion. Saisissez-y votre adresse mail professionnelle, ou alors continuez en vous connectant via votre compte Gmail ou Apple.
Vous avez ouvert votre compte Notion ! Vous pouvez ainsi accéder aux fonctionnalités incluses dans l’offre gratuite proposée par Notion. Si vous souhaitez profiter davantage d’outils, vous devez souscrire une offre payante.
Notion : avantages et inconvénients
Notion n’est pas l’un des outils de gestion de projet les plus utilisés au monde pour rien. Tout d’abord, on apprécie son interface ergonomique et conviviale. De plus, les outils et options proposés par l’espace de travail sont dans leur ensemble faciles à utiliser. On apprécie également l’accessibilité offerte par Notion, en ce qui concerne les profils d’utilisateurs.
Ainsi, les particuliers, les grandes entreprises, les start-up, mais aussi les organismes à but non lucratifs et les personnes en télétravail peuvent se tourner vers Notion pour leur gestion de projet. Autre bon point pour Notion, l’outil est accessible aussi bien via le web qu’en logiciel et application téléchargeable. Notion est compatible en extension web sur les navigateurs, avec les appareils sous iOS, Android, Mac et Windows.
Pour terminer, on apprécie les différentes ressources mises à disposition des utilisateurs (surtout pour les novices) pour les accompagner dans chaque étape d’utilisation des espaces de travail collaboratifs Notion : guides, tutoriels vidéo, webinaires…
Au niveau des inconvénients, on notera surtout le grand nombre de fonctionnalités qui sans les tutoriels pourraient facilement décourager les nouveaux utilisateurs. On notera également que le calendrier est visible uniquement sous format Mensuel. Ensuite, on notera quelques manques dans les outils et intégrations de Notion : tableau Gantt, Google Calendar, outil de facturation, pas de reporting, etc.
Les alternatives à Notion
Il existe plusieurs logiciels de gestion de projet qui sont de très bonnes alternatives à Notion.
Monday.com
C’est l’un des logiciels les plus populaires et les plus puissants en matière de gestion de projet. En plus de propose l’ensemble des outils essentiels pour la gestion d’un projet, Monday.com propose également des solutions CRM, de la création et gestion événementiel ainsi que diverses fonctionnalités de marketing. Tout comme Notion, Monday propose une version gratuite, et les offres d’abonnements payantes sont accessibles dès 8$ par mois par utilisateur.
Asana
Pour gérer efficacement votre workflow, Asana est le logiciel tout indiqué. Les outils de gestion de projet et de tâches proposés par Asana font partis des meilleurs sur le marché : vue liste, vue tableau, calendrier, rapport, brief de projet, intégrations avancées avec Salesforce, gestion des ressources… Concernant les prix, Asana est disponible à partir de 13.50$ par utilisateur par mois.
Les avis des clients sur Notion
Les clients de Notion louent sa simplicité d’utilisation, le côté pratique de l’extension Notion sur navigateur, mais aussi et surtout son efficacité en matière de gestion de projets. Mohamed affirme que « son expérience avec Notion a été très positive. J’ai été impressionné par la flexibilité de l’outil, qui m’a permis de personnaliser mon espace de travail et d’organiser mes projets de manière efficace. J’ai également apprécié la possibilité de collaborer avec d’autres utilisateurs, ce qui a été utile pour travailler sur des projets en équipe. Bien que la courbe d’apprentissage initiale ait été un peu abrupte, j’ai rapidement compris comment utiliser Notion et j’ai trouvé que c’était un outil très puissant et efficace pour la gestion de projet. Cependant, le coût de la version payante peut être un obstacle pour certains utilisateurs, et je pense que la notion pourrait être plus abordable pour les utilisateurs individuels ou les petites équipes ». Pour Alexandro, « il n’y a rien de plus flexible, de plus convivial et de plus intelligent que Notion. Je suis reconnaissant envers les créateurs de ce produit, il m’a vraiment facilité mon travail au quotidien. »
Notre avis sur Notion
Notion se veut être un des meilleurs outils d’organisation de projets. Paramétrable selon ses besoins, convivial et facile à prendre en main, Notion accompagne efficacement les entrepreneurs et les particuliers souhaitant mener à bien leurs projets. Avec un large panel d’outils et des tarifs très accessibles, Notion a tout pour plaire et garantit l’organisation effective de tout projet entamé avec son aide.
Malgré quelques bémols, notamment au niveau de l’apprentissage et le nombre de personnes limité pour la version gratuite, Notion tient toutes ses promesses et mérite sa place dans notre classement des meilleurs logiciels de gestion de projet.
Note sur 10 : 9.5/10
Grâce à sa grande flexibilité, son côté collaboratif prononcé et les multiples possibilités de personnalisation, Notion mérite amplement la note de 9.5/10. La version gratuite tient ses promesses et permettent à ceux qui débutent leurs projets de les mener à bien, que ces derniers soient des projets professionnels ou personnels.
