À l’ère de la digitalisation, la création, la gestion et le transfert de documents représentent un levier de développement pour les entreprises. Pouvoir créer et échanger des documents électroniques sécurisés est un gage de productivité accrue.
C’est dans ce cadre que la start-up PandaDoc propose ses services aux entreprises du monde entier. PandaDoc est un logiciel de création et de gestion de documents de vente, allant des devis aux contrats, en passant par les formulaires.
Présentation de PandaDoc
PandaDoc est une plateforme en ligne proposant l’automatisation de la création et du suivi de documents professionnels. C’est en 2013 que la société PandaDoc est fondée par Mikita Mikado et Sergey Barysiuk, deux informaticiens d’origine biélorusse. En 2014, la société s’installe dans la Silicon Valley, et propose ses solutions de gestion de flux de travail via le Cloud.
L’entreprise développe alors son second logiciel PandaDoc pour permettre aux entreprises et aux travailleurs indépendants de disposer d’un outil tout-en-un pour créer, gérer, signer et archiver des documents sous format électronique.
PandaDoc est un logiciel tout-en-un assurant un accompagnement des équipes de vente, de marketing et d’administration dans leur gestion des documents professionnels numériques. D’une part, le logiciel met à disposition des utilisateurs divers modèles de documents professionnels (propositions, devis, contrats, formulaires), personnalisables et sécurisés via un système de signature électronique intégré.
Une fois les documents créés, PandaDoc se charge de leur transmission et de leur archivage, grâce au système Cloud. De plus, le logiciel met en place un système de gestion de workflow performant, permettant aux équipes de communiquer plus efficacement et de finaliser de la signature des documents en cours de traitement.
PandaDoc est un logiciel accessible via la souscription d’un abonnement, mais qui propose une période d’essai gratuite. En plus de la plateforme, PandaDoc est aussi disponible sous forme d’application mobile téléchargeable sur Google Play Store et dans l’App Store.
À qui s’adresse PandaDoc ?
Le logiciel PandaDoc s’adresse aux entreprises de toute taille et de tout secteur d’activité. Les branches commerciales et marketing d’une entreprise trouveront en PandaDoc un outil performant et complet pour les aider à gérer au mieux le workflow et la gestion des documents numériques.
Les services de Ressources Humaines peuvent également recourir aux fonctionnalités de PandaDoc pour fluidifier le traitement des contrats. Les professionnels indépendants en quête d’un outil pour faciliter la signature électronique d’un contrat par leurs clients peuvent se tourner vers PandaDoc.
Plus de 40.000 entreprises utilisent les solutions PandaDoc pour la gestion de leurs workflows documentaires.
Les offres et tarifs proposés par PandaDoc
Pour ses services, PandaDoc propose quatre offres d’abonnement, dont la première est entièrement gratuite.
- Signature électronique : c’est l’offre gratuite de PandaDoc. Vous pouvez créer et transmettre à vos clients autant de documents à signer que vous le souhaitez. Le nombre de signature et de documents à charger est illimité. Recevez ensuite le paiement de la part de vos clients.
- Essentiels : c’est la première offre payante de PandaDoc, et proposée à 29$ par mois par utilisateur. En plus des fonctionnalités de l’offre gratuite, vous avez accès à plusieurs modèles de documents que vous pouvez personnaliser par la suite. Vous pouvez aussi disposer de l’éditeur de documents, avec un glisser-déposer de contenu multimédia. Les documents seront par la suite analysés puis archivés. Si vous optez pour un paiement annuel, l’offre Essentiels de PandaDoc est facturée 19$ par mois par utilisateur.
- Professionnel : l’offre la plus populaire de PandaDoc. Pour 59$ par mois par utilisateur, vous avez accès à des options supplémentaires par rapport à l’offre Essentiels. L’intégration à des outils de gestion comme Zoho, Dropbox, Zapier, Hubspot ou encore sugarCRM est l’une de ces options. De plus, vous pouvez accéder à la fonctionnalité de gestion de workflow d’approbation de PandaDoc. Enfin, vous pouvez personnaliser vos documents, et éditer des formulaires en option payante. Ici aussi, si vous optez pour le paiement annuel, PandaDoc vous accorde une réduction de 10$, passant ainsi d’une mensualité de 49$ par utilisateur.
- Entreprise : il s’agit de l’offre la plus complète proposée par PandaDoc. En complément des précédentes fonctionnalités, PandaDoc prend en charge l’authentification unique SSO, propose un nombre illimité d’espace de travail d’équipe, et offre un rapport sur les performances des utilisateurs ainsi que sur le contenu. En option payante, l’API et l’intégration à Salesforce.
Les fonctionnalités de PandaDoc
Les principales fonctionnalités de la plateforme de PandaDoc tournent autour de la création et la gestion de documents professionnels : propositions, devis, contrats et formulaires. À cela s’ajoute la fonctionnalité de signature électronique vous permettant de finaliser un contrat auprès de chaque client, puis de recevoir le paiement. Plus en détails, voici les principales fonctionnalités que propose PandaDoc :
- Signatures électroniques juridiquement contraignante
- Suivi des activités et notifications
- Paiements : après la signature d’un contrat, vous avez la possibilité de recevoir votre paiement via carte bancaire, PayPal ou virement bancaire.
- Piste d’audit et données d’analyse de documents : dans un premier temps, cette option vous permet de suivre chaque étape de traitement d’un document. Dans un second temps, il vous permet de savoir combien de fois le document a été consulté, par qui, et s’il y a eu téléchargement du document ou non.
- Modèles publics et personnalisés : cette fonctionnalité vous permet de créer rapidement des devis, des propositions et des contrats, tout en respectant la qualité du document.
- Éditeur de documents avec glisser-déposer de contenu multimédia enrichi : personnalisez vos documents selon vos envies pour un rendu plus professionnel. Vous pouvez par exemple y ajouter une vidéo commerciale ou votre logo.
- Personnalisation de la marque
- Bibliothèque de contenu : en quelques clics, dupliquez vos contenus afin d’accélérer la création de documents.
- Workflow d’approbation : reproduisez votre flux de travail, les règles et processus commerciaux, puis importez n’importe quel de vos documents pour un examen et une approbation.
- Envoi groupé : en option payante ; vous pouvez créer et envoyer plusieurs documents personnalisés. Chaque document peut être suivi pour une analyse de données.
- Intégration à Zapier et à d’autres outils CRM ; Salesforce en option payante.
- API : en option payante.
Comment ouvrir un compte chez PandaDoc ?
Si vous souhaitez tester les fonctionnalités proposées par PandaDoc, vous devez pour cela créer un compte. Depuis la page d’accueil de la plateforme PandaDoc, cliquez sur le bouton « Essai gratuit ». Sur la nouvelle page qui s’affiche, une fenêtre de discussion se déploie. Dans cette fenêtre de discussion, vous devez inscrire votre adresse mail professionnel, puis créez votre mot de passe pour ce compte PandaDoc.
Il est important de mentionner qu’une adresse mail personnel ne vous donne accès qu’à l’offre gratuite de PandaDoc. Finalisez la création de votre compte PandaDoc en cliquant sur le bouton « S’inscrire ». Vous pouvez par la suite profiter d’une période d’essai de 14 jours. Passée cette période, vous devez souscrire à une offre PandaDoc.
PandaDoc : avantages et inconvénients
Par rapport aux autres logiciels de gestion de documents et de workflows, PandaDoc est particulièrement facile à prendre en main. Son interface ergonomique permet aux novices de se retrouver facilement à travers les différentes fonctionnalités mises à disposition. Ensuite, les utilisateurs du logiciel apprécient les options permettant un réel suivi des documents créés.
De plus, PandaDoc assure une sécurisation optimale des données et des documents créés. Autre point fort, la possibilité d’indexer PandaDoc à d’autres outils CRM utilisés par les entreprises. On apprécie également l’offre gratuite qui permet aux travailleurs indépendants et aux microentrepreneurs de disposer d’un outil performant pour assurer le transfert pour signature de documents numériques à destination de leurs clients. Dernier point fort et non le moindre, PandaDoc vous permet de télécharger des documents en masse, puis de les stocker.
Au niveau des inconvénients, on note quelques défauts, notamment en ce qui concerne la conversion de fichier qui peut parfois être fastidieuse. On déplore également que l’envoi groupé de document ainsi que l’intégration à Salesforce soient disponibles uniquement en option payante.
Les alternatives à PandaDoc
Découvrez d’autres logiciels de gestion de documents de vente, et faites votre choix parmi les alternatives à PandaDoc suivantes :
- OneFlow : il s’agit d’un logiciel tout-en-un vous permettant de créer, de gérer et de suivre le cycle de vie de vos contrats de vente. OneFlow propose également des solutions pour vous permettre d’obtenir une signature de vos contrats numériques, de manière sécurisée et via n’importe quel appareil. OneFlow est disponible à partir de 17€ par mois par utilisateur, et propose une période d’essai gratuit de 14 jours.
- Attach : Attach est un autre logiciel de gestion de documents et de workflow. Grâce à Attach, vous avez à disposition des outils efficaces pour créer et gérer vos documents, puis de les analyser en vue d’identifier les prospects qui sont potentiellement convertibles en clients. Attach se démarque en proposant d’emblée une intégration à Salesforce. L’offre de base d’Attach est proposée à 10$ par mois par utilisateur.
- Bid Track Sell : Bid Track Sell est un logiciel CRM se basant sur le cloud, et proposant le suivi des documents de vente. Son tableau de bord vous permet de suivre en temps réel l’évolution de votre pipeline de vente, entre autres choses. Bid Track Sell est disponible à partir de 49.95$ par mois par utilisateur.
Les avis clients sur PandaDoc
Les clients qui utilisent PandaDoc sont globalement satisfaits de ce logiciel de création et de suivi de documents. Les clients louent particulièrement la simplicité d’utilisation, la gestion facilitée des documents d’entreprise, la possibilité de créer divers types de documents mais aussi l’intégration aisée d’outils de travail.
Valérie, à la tête d’une PME apprécie ainsi « la simplicité d’implantation et d’utilisation » tandis que Florent loue le fait que PandaDoc lui permette « d’effectuer des signatures électroniques de manière rapide et sécurisé […] et de gérer facilement ses documents et signatures. »
Elliott trouve quant à lui que PandaDoc est « très pratique pour l’envoi de document et pour la signature électronique. [Le logiciel est] facile à utiliser et à naviguer, avec une interface intuitive et conviviale. [Pandadoc] permet [également] de créer des documents variés, tels que des contrats, des devis, des factures et des bons de commande et intègre des services tels que Google Drive, Dropbox. »
Notre avis
Le logiciel de création et de suivi de documents PandaDoc est un outil facile à prendre en main et doté de nombreuses fonctionnalités. PandaDoc permet également de réduire largement la charge de travail des utilisateurs en automatisant certains process et en offrant un large panel de possibilités en matière de création de documents.
Le chat intégré, l’intégration d’outils CRM ou de gestion de fichiers et la possibilité de signer électroniquement tout type de documents (factures, devis, etc.) constituent des points forts non-négligeables. Malgré quelques défauts, notamment en matière de conversion de fichiers, s’agit ainsi d’un des meilleurs logiciels de sa catégorie que les entrepreneurs qui débutent peuvent d’ailleurs utiliser gratuitement.
Note sur 10 : 9.5/10
Nous donnons 9.5/10 à PandaDoc en raison de son caractère intuitif, ergonomique, efficace et pratique.
