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Interactions entre organisation et système d’information

Par Philippe Cazaban - Trouveur de solutions pragmatiques

Commençons par poser les termes ! L’organisation d’une entité (entreprise ou autre) ne pose pas de difficulté. Mais qu’entend-on par “système d’information” ? Je vous propose la définition de Robert Reix (in “Systèmes d’information et management des organisations” – Vuibert) :

“Un système d’information est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données, procédures… permettant d’acquérir, de traiter, de stocker des informations (sous forme de données, textes, images, sons etc.) dans et entre des organisations.”

Notez bien que cette définition ne limite pas le système d’information au matériel et au logiciel, ni même aux données. Le personnel et les procédures font partie intégrante du système d’information. Ceci est primordial : personnel, procédures et règles de gestion sont les trois points de liaison les plus forts entre organisation et système d’information.

C’est dans l’étape de construction ou d’adaptation du système d’information que les interactions avec l’organisation sont les plus visibles. Cependant, ces interactions sont permanentes.

La construction d’un système d’information implique une réflexion et des choix de différents ordres, en particulier des choix relatifs aux technologies utilisées, des choix relatifs au partage de l’information et des choix relatifs à l’intégration tâches / informations.

De l’informatique au système d’information : une (r)évolution indispensable pour les PME : 2de partie

Par Philippe Cazaban - Trouveur de solutions pragmatiques

Dans la première partie de cet article, nous avons retracé l'évolution du positionnement de l'outil informatique dans les grandes entreprises sous la pression des exigences des clients.

Et nos PME dans tout cela ?

Très souvent, trop souvent, ce virage dans l’appréhension de l’outil informatique n’a pas été pris. Au cours de mes interventions, en découvrant une nouvelle entreprise, je rencontre presque toujours l’une des deux postures suivantes : l’informatique-jouet et l’informatique subie.

L’informatique-jouet

Dans ce cas, le chef d’entreprise est passionné par les nouvelles technologies de l’information. Son entreprise dispose de PC dernier cri, du logiciel miracle qui prévoit la pluie et le beau temps, de tous les gadgets à la mode. Fort bien si son budget lui permet de se faire plaisir. Mais quelle est l’utilité réelle des gadgets ? Quel est le retour sur investissement ? Quel est le gain en productivité ou, au moins, en qualité des conditions de travail ?

Dans cette manière d’appréhender l’outil informatique, on a souvent un surinvestissement et toujours un mauvais emploi des moyens.

L’informatique subie

Ici, on est à l'autre extrême ! Bien sûr, l'entreprise dispose de moyens informatiques : elle n'a pas le choix. Comment envisager aujourd'hui de tenir une comptabilité manuelle ? D'envoyer un courrier manuscrit ? De ne pas disposer au moins d'une adresse électronique ? Les moyens informatiques minimaux existent dans l'entreprise, mais ils ne sont pas gérés comme le sont l'outil de production ou les moyens commerciaux.

Au fond, ce sont le plus souvent les peurs qui engendre cet état de fait : peur de perdre du pouvoir en distribuant de l'information, peur d'outils souvent puissants et qui semblent parfois presque “magiques”, peur de ne pas maîtriser, peur de ne pas comprendre “le langage des informaticiens”, etc. Pour peu qu’un collaborateur un peu plus averti (vous savez, celui qui “bidouille”, celui qui assure les petits dépannages) fasse quelques erreurs, les peurs sont immédiatement décuplées et la situation se bloque encore plus.

Dans ce cas de figure, on a presque systématiquement un sous investissement et toujours, comme pour l’informatique-jouet, un mauvais emploi des moyens.

Evidemment, entre ces deux attitudes caricaturales (pas tant que cela, elles existent, je les ai rencontrées…), toutes les variantes existent : un peu de l’une, un peu de l’autre, un peu des deux !

Dans tous les cas, le résultat est à peu près le même : un outil informatique fonctionnellement inadapté souvent source de contre productivité, des coûts non maîtrisés, des investissements dont la rentabilité n’est pas mesurée. Comment s’en sortir ?

De l’informatique au système d’information : une (r)évolution indispensable pour les PME : 1ère partie

Par Philippe Cazaban - Trouveur de solutions pragmatiques

La plupart des évolutions qui touchent l’entreprise, qu’elles soient technologiques, organisationnelles, sociales ou autres, naissent dans les grandes entreprises avant de s’implanter dans les moyennes puis les petites. Et ce processus est bien normal : la puissance des grandes leur permet les investissements, les tâtonnements, les erreurs, les pas en avant et les pas en arrière nécessaires à la maturation des nouveautés. De plus, les grandes structures permettent au marché de mûrir et de devenir abordable pour les plus petites.

Il est une de ces évolutions majeures qui a commencé à s’opérer au début des années 90 dans les grandes entreprises, qui y est maintenant ancrée depuis une dizaine d’année, mais qui peine à s’étendre dans les PME.

Cette évolution touche à la place de l’outil informatique dans l’entreprise et au regard que l’on porte sur celui-ci. Dans les grandes organisations, elle s’est traduite par le changement de dénomination de la fonction informatique et l’on a vu disparaître les DI (Directeur Informatique) au profit des DSI (Directeur du Système d’Information).

Simple changement de sémantique ou évolution de la fonction ? La réponse n’est pas uniforme mais si certaines entreprises ont cédé à la mode en changeant le titre sans changer les prérogatives de leur directeur informatique, pour bon nombre d’entre elles, ce changement de dénomination a traduit un réel changement de la fonction. D’ailleurs, ce changement s’est souvent traduit par un nouveau rattachement hiérarchique et si le DI dépendait souvent du Directeur Financier, le DSI est en général rattaché directement au Directeur Général. Ce rattachement hiérarchique du DSI indique clairement la nouvelle importance accordée à sa fonction.

Quel est le fondement de cette évolution si importante qu'on peut la qualifier de révolution ?