Envie d'entreprendre

Tableaux de bord – Les 7 règles et indicateurs

Par Laurent Dureau (contributeur) - Manager de Transition et Serial Entrepreneur

Avoir un tableau de bord pour piloter l’entreprise est aussi important qu’un volant pour conduire une voiture. Formalisé ou non, tout dirigeant en possède un. Seulement voilà, est-il suffisamment pertinent pour pouvoir prendre des décisions fiables ? La petite entreprise va à l’essentiel et compte sur sa réactivité pour corriger le tir en juste à temps alors que la multinationale, plus lourde à manier, nécessite des montagnes de reporting.

Commençons donc par énoncer quelques règles souvent méconnues des dirigeants :

1 – Un tableau de bord n’est que le regroupement d’indicateurs

Le nombre visible d’indicateurs est forcément limité sous peine de saturation.

2 – Chaque indicateur retenu doit prouver sa pertinence

Par principe tout indicateur est bon à prendre, mais quelquefois son coût d’obtention est disproportionné par rapport au bénéfice acquis.

3 – Tout indicateur n’est valable que dans un contexte donné

Regrouper chaque indicateur selon le degré d’urgence (ce qui déterminera sa visibilité) puis par son degré de pertinence et enfin par la fiabilité de l’information fournie.

4 – Tout indicateur n’est que la visualisation d’une information fournie à un temps t

L’information doit être un reflet objectif d’une variable dans une réalité à un temps t

5 – Tout information fournie doit pouvoir faire prendre une décision immédiate

Si ce n’est pas le cas, alors cet indicateur ne sert à rien

6 – Toute information déclenchant une décision automatisée se fera reléguée en arrière plan

Par définition un tableau de bord aide à la décision donc exit tout ce qui prend des décisions à votre place…

7 – C’est le tableau de bord qui s’adapte au dirigeant et non l’inverse…

Car le dirigeant doit lui-même s’adapté aux nécessités de l’entreprise qui évolue dans un contexte de plus en plus imprévisible.

Pour être pragmatique, voyons maintenant comment mettre cela dans la pratique d’une manière simple. Partons de votre expérience en tant que conducteur d’un véhicule au même titre que le dirigeant est le conducteur de l’entreprise. Que vous soyez un chauffard, un pilote de rallye ou un routier sympa vous avez besoin que votre tableau de bord soit fiable et suffisamment informatif sous peine de bien des désagréments (panne d’essence, PV excès de vitesse, moteur cassé,…).

Au sujet de la pertinence de l’information…

Par Philippe Cazaban - Trouveur de solutions pragmatiques

Communication, NTIC, multimédia, société de l’information, haut débit, 3G : tous ces termes entendus et utilisés quotidiennement nous confirment que nous sommes vraiment baignés en permanence dans l’information. D’ailleurs, si les sujets de consensus général sont rares, il en est un qui emporte tous les suffrages : la révolution de l’information est en train de modifier profondément nos sociétés.

Si nous sommes tous d’accord pour constater l’importance que prend l’information dans notre vie, il est indispensable de réfléchir à notre rapport à l’information.

Dans le monde de l’entreprise, penchons-nous plutôt sur les informations de gestion sans ignorer que les informations médiatiques peuvent avoir un impact important sur les décisions du chef d’entreprise. Ecartons le sujet des informations relayées par les medias par une remarque et une anecdote. Voici la remarque : le développement du numérique permet une meilleure qualité des informations sonores ou visuelles, mais permet aussi une déformation beaucoup plus facile de ces informations… Et voici l’anecdote rapportée par un journaliste en reportage sur un théâtre d’opérations militaires. Ce jour-là, le ciel est gris et bas, peu propice à la prise de vue (fixe ou animée). Notre journaliste s’étonne de voir des confrères tourner des reportages avec un tel ciel en toile de fond. Il s’en ouvre à l’un deux qui lui apprend que le reportage sera diffusé… avec un ciel bleu ! Bien sûr, cette légère “modification” est sans conséquence et vraisemblablement réalisée pour le confort et l’agrément du destinataire final. Mais elle permet de se poser des questions sur l’ensemble du processus : collecte, traitement et diffusion de l’information. Or, ces questions concernent aussi bien les informations de gestion de l’entreprise que les informations journalistiques.

Nos réactions et nos décisions, qu’elles soient professionnelles, personnelles ou sociales, sont l’aboutissement d’un processus d’analyse des informations reçues. Ce processus est complexe, il prend en compte des données supposées objectives et des données subjectives mais aussi notre propre mode de réflexion qui est lié à notre personnalité, notre éducation, notre environnement intellectuel, social et affectif, notre modèle cognitif, etc. Le chef d’entreprise, dans son processus de décision, tente d’éliminer au maximum les éléments subjectifs pour s’appuyer sur des données “objectives” (les guillemets que je place ici indiquent que l’objectivité de ces données n’est pas acquise d’emblée et mérite une attention particulière). Pour donner le maximum d’objectivité aux informations qui serviront de base à sa décision, le chef d’entreprise aime s’appuyer sur des chiffres.

Il est cependant indispensable de bien comprendre le processus de production de ces chiffres pour en connaître l’objectivité réelle ou, au moins, pour appréhender les limites de la représentation qu’ils proposent d’une réalité.

En effet, le fond du problème est là : quelle réalité représente un chiffre ?

Prenons un exemple : la valorisation du portefeuille de commande de l’entreprise. J’ai souvent constaté que, dans une même entreprise, ce vocable ne recouvre pas toujours la même réalité. Pour les uns, il s’agit du montant brut des commandes, pour les autres du montant net (c'est-à-dire déduction faite des remises) et pour d’autres du montant livrable compte tenu des stocks ou des capacités de production ! Et les écarts peuvent être très important. L’exemple du tableau ci-dessous n’est pas fictif :

Au moins un tableau de bord

Par Jean-Marc et Nathalie Ouvré - Brocanteo - Boutique de brocante et de décoration

Voir c'est décider et agir. Quelqu'un a du déjà probablement dire ça.  en dehors de sa propre vision, l'entrepreneur a besoin d'outils  simples pour regarder de face son activité. L'occasion de parler de la nécessité d'avoir des tableaux de bord, au  moins un.

Tout entreprise a besoin d'avoir une vision de l'activité - de savoir  ce qui se passe en entrée, en sortie, en dépenses, en recettes, en  contacts, en gains, en déceptions, en notoriété, en ambiance etc... C'est d'autant plus nécesseraire pour pouvoir batir des décisions,  notamment en fonction de l'évolution dans le temps (progression,  régression, fil de l'eau, saisonnalité etc...).

J'improvise un peu et au fil du temps j'essaierai de faire vivre cet  outil. On y va :

Acuité visuelle

Par Raphaël Labbé - Entrepreneur

J’ai été un peu succinct lors de mon dernier post… et oui même en usant de la nuit à plein parfois le temps me manque… Je tape ce post à 22 :07 entre Nanterre Préfecture et la maison … 30 minutes plus loin. Je ne parle pas de distance car mon rapport à l’espace a muté au cours des derniers mois.

Une des questions récurrentes et réciproque que nous échangeons mon associé (el rude) c’est « Au fait quel mois sommes nous ? ». En effet, depuis que le nouveau site est sorti nous sommes déjà la tête dans la prochaine version prévu pour décembre alors en ce moment nous sommes fin octobre et nous sommes en retard ! ;-).

On travaille dur pour que les recommandations croisées qui marchent pour deux puisse marcher pour 3 ou 4. Afin que le problème du choix du film qui est déjà réglé pour les couples puisse enfin se résoudre pour les soirées entre potes. 

En me baladant sur envie (et oui car si je suis à la traîne pour l’écriture, j’essaye de suivre un peu sur la lecture, petit coucou à Carl rencontré par Envie !) je suis retombé sur ce post très éclairant de Julien Genestoux sur sa myopie (voir ici). Sa myopie m’a renvoyé à mon problème d'acuité visuelle.

Il a raison sur plusieurs points :

• on ne sais pas à quoi demain ressemble
• il ne vaut mieux pas marcher les yeux fermer dans la rue

Je souhaitais donc apporter quelques précisions sur cette myopie de l'entrepreneur, cette taupe de la création qui marche au radar. En effet, la seule chose qui est clair pour un entrepreneur c’est sa vision. C’est cela qui le porte et c’est le but de ses efforts. Atteindre ses objectifs est en soi une réalisation. [Politicus] me citait dans un mail cette phrase de Jacques Maritain “L’important n’est pas de réussir, ce qui ne dure jamais, mais d’avoir été là, ce qui est ineffaçable”.

L’entrepreneur n'est donc pas à mon myope mais plutot presbyte … Alors parfois il faut sortir la tête du guidon, heureusement que la canicule et les ordi qui chauffent sont là pour me rappeler que nous sommes en Juillet. Le laptop posé sur mes molets est bien là pour me le signaler.

Je suis myope...

Par Julien Genestoux - Entrepreneur

Je suis myope. Non, vous n'y êtes pas, mes yeux vont très bien, c'est dans la gestion de ma petite entreprise naissante que je suis myope. Comme beaucoup d'entrepreneurs, je suis "à fond" dans mon projet. J'avance au jour le jour. Bien sûr, j'ai des objectifs sur le long terme: une vision, des idées et des projets pour le futur, mais mon entreprise est trop petite pour que j'ai la moindre certitude sur l'état de ma boîte à 1 mois. Juste des conjectures, des formes qui se dessinent et ne deviennent claires que lorsque j'ai le nez dedans. Pourtant, c'est très dangereux comme attitude : essayez de marché 10 minutes dans la rue les yeux fermés et les mains devant, ou plutôt non, n'essayez pas... je m'en voudrais. Ma solution à moi, à l'image du pilote d'avion ou même de sous-marin qui ne voit pas grand chose, c'est de me construire des tableaux de bords, de faire des statistiques dans tous les sens et de les scruter chaque jour pour déceler les tendances.

Un tableau de bord, c'est finalement relativement simple: cela doit "parler", être capable de transmettre la bonne information au bon moment, en fonction des objectifs que l'on se fixe: si je cherche à réduire les coûts de mon activité, il ne sert à rien d'observer au jour le jour l'évolution de mon CA. Il existe des dizaines de tableaux de bords. Ils peuvent être opérationnels: combien de produit j'ai fabriqué, logistiques: quel est le temps entre la commande et l'expédition pour un client, financiers (bien sûr!) : quel est l'évolution de ma  marge brute, de mon résultat...    

Pour Jobetudiant,  j'utilise plusieurs types de données : les statistiques de visites fournies par un outil de statistiques (Xiti, Google Analytics, Awstats), mais aussi des statistiques internes: l'évolution du nombre d'inscrits  par jour, le taux de retour des étudiants  (1 fois par mois, 1 fois  par semaine), le nombre de consultation des offres de jobs, leur nombre et le nombre de postes... etc. Mais aussi des indices de satisfaction  des utilisateurs du service et des indices financiers : revenus par type (publicité...), revenu par nombre de visiteurs... etc. Mon interface me permet d'ne suivre une quinzaine, mais c'est presque trop, je n'en regarde qu'une demi-douzaine avec attention.

Ces indicateurs sont très simple à trouver en fonction des objectifs et ils sont nécessaires pour l'entrepreneur qui veut rester maître de sa barque! Attention toutefois à ne pas tomber dans l'excès inverse en n'étant pas critique sur ce qui est mesuré ou en passant trop de temps à scruter  de petits graphiques qui ne nous apprennent pas grand chose sur notre métier !