10 conseils pour réussir une réunion


Par Véronique Aboghé (contributeur) – Fondatrice de CoachingLeader et boosteuse de potentiel

Il me revient souvent en coaching la demande suivante:

Comment mener une réunion de travail productive ?

Les coachés s’expriment ainsi:  " je ne sais pas trop comment
mener les réunions avec les équipes" , " je ne les sens pas motivés et
je suis le seul à m’impliquer" , " les réunions durent trop longtemps,
je sais bien que je devrais les faire plus courtes mais il y a
tellement de choses à voir ", " tout le monde vient en trainant les
pieds, le boulot n’est pas fait";

Outre un travail sur le leadership et la motivation des équipes qui
est nécessaire dans la plupart des cas, il convient en séances coaching
de découvrir ce qui fait que la réunion ne marche pas.

Voici une batterie de questions à laquelle vous pouvez
répondre pour tenter de comprendre ce qui se passe dans le réel de vos
réunions

  • Qu’est ce qui ne marche pas?
  • Pourquoi cela ne marche pas?
  • Qui vous donne l’impression que cela ne marche pas?
  • Pourquoi?
  • Quel est le rituel de la réunion?
  • Y a -t-il un moment où l’attention et la perticipation sont plus flagrantes?
  • Pourquoi?
  • Qui participe à la réunion?
  • Qui y fait quoi ?
  • Comment?
  • Décrivez les habitudes comportements, prise de position de chacun pendant les réunions
  • A votre avis qu’est ce que cela veut dire?
  • Connaissez- vous les attentes de chacun concernant la réunion?
  • Avez -vous déjà reçu de leur part des suggestions/critiques
    concernant l’organisation et le déroulement des réunions? Lesquelles?
  • Que pourriez vous faire différement pour que le réunion soit productive?

10 Conseils pour bien mener une réunion

Perte
de temps, perte d’argent, perte d’énergie, manque de focus,manque de
préparation, les réunions sont souvent contreproductives et perçues par
les équipes comme imposées.Les 10 clés qui suivent pourraient vous aider à changer la donne.

  1. Supprimez la réunion si elle n’a aucune valeur
    ajoutée, si l’information peut être obtenue de façon plus efficace
    autrement, si il n’y a ni discussion stratégique, débat , analyse ou
    brainstroming.
  2. Faites du branding et renommer le mot "réunion" qui suscite peu l’engouement des troupes en général. Rarlez de "revue hebdo", "point performance", etc.
  3. Présentez l’objet de la réunion en une seule phrase, puis rappellez le contexte, l’enjeu, les points de l’agenda
    sur lesquels vous attendez des retours de la part des membres de votre
    équipe. Nommez les personnes impliquées et ce qu’elles sont censées
    apporter comme contribution spécifique lors de la réunion.
  4. Communiquez avec votre équipe: l’email ne suffit
    pas. Passez un appel, reformulez l’objet du meeting, faites en sorte
    que le message passe, levez les obstacles et objections, reaffirmez
    votre leadership en monitorant l’état d’avancement du travail qui doit
    être prêt pour la réunion. Restez ouvert à d’autres suggestions de
    sujets à couvrir pour cette réunion ou pour une autre.
  5. Ne conviez que ceux qui sont concernés: certaines
    reunions sont stratégiques ou tellement spécifiques que tous le monde
    n’a pas besoin d’être convié. Demandez-vous quelle est la valeur
    ajoutée que peut apporter chacun des participants.
  6. Désignez un maître de cérémonie: celui-ci sera
    chargé de veiller à ce que tout le monde soit en place et à l’heure au
    bon moment. Il pourra alerter si lors de la réunion on s’éloigne du
    sujet, et pourra prendre note des points intéressants évoqués mais qui
    devront être traité à un autre moment.
  7. Préparez vos documents: plutôt que de parler
    longtemps, prévoyez un document synthétique de 2 pages maximum pour
    ilustrer les points forts de votre présentation. Un contradicteur dans
    votre équipe? envoyez lui le document pour avis 3 jours avant la
    reunion et discutez- en amont.
  8. Respectez la durée  et l’intérêt de la réunion en invitant les participants à être brefs et force de proposition.
  9. Réunion et déjeuner ? Tout dépend de la faculté de concentration de votre équipe.
    Il vaut mieux prévoir une demi- heure de réunion pour parler des points
    forts et stratégiques, puis finir  la réunion en déjeunant et en
    parlant des points d’actualité
  10. Recapitulez en début de réunion  les points à
    couvrir et en fin de réunion les points couverts avec leurs actions.
    Qui fait quoi? Avec qui? Pour quand ? Et quelle est la prochaine étape
    après cela.
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