Par Véronique Aboghé (contributeur) – Fondatrice de CoachingLeader et boosteuse de potentiel
Il me revient souvent en coaching la demande suivante:
Comment mener une réunion de travail productive ?
Les coachés s’expriment ainsi: " je ne sais pas trop comment
mener les réunions avec les équipes" , " je ne les sens pas motivés et
je suis le seul à m’impliquer" , " les réunions durent trop longtemps,
je sais bien que je devrais les faire plus courtes mais il y a
tellement de choses à voir ", " tout le monde vient en trainant les
pieds, le boulot n’est pas fait";
Outre un travail sur le leadership et la motivation des équipes qui
est nécessaire dans la plupart des cas, il convient en séances coaching
de découvrir ce qui fait que la réunion ne marche pas.
Voici une batterie de questions à laquelle vous pouvez
répondre pour tenter de comprendre ce qui se passe dans le réel de vos
réunions
- Qu’est ce qui ne marche pas?
- Pourquoi cela ne marche pas?
- Qui vous donne l’impression que cela ne marche pas?
- Pourquoi?
- Quel est le rituel de la réunion?
- Y a -t-il un moment où l’attention et la perticipation sont plus flagrantes?
- Pourquoi?
- Qui participe à la réunion?
- Qui y fait quoi ?
- Comment?
- Décrivez les habitudes comportements, prise de position de chacun pendant les réunions
- A votre avis qu’est ce que cela veut dire?
- Connaissez- vous les attentes de chacun concernant la réunion?
- Avez -vous déjà reçu de leur part des suggestions/critiques
concernant l’organisation et le déroulement des réunions? Lesquelles? - Que pourriez vous faire différement pour que le réunion soit productive?
10 Conseils pour bien mener une réunion
Perte
de temps, perte d’argent, perte d’énergie, manque de focus,manque de
préparation, les réunions sont souvent contreproductives et perçues par
les équipes comme imposées.Les 10 clés qui suivent pourraient vous aider à changer la donne.
- Supprimez la réunion si elle n’a aucune valeur
ajoutée, si l’information peut être obtenue de façon plus efficace
autrement, si il n’y a ni discussion stratégique, débat , analyse ou
brainstroming. - Faites du branding et renommer le mot "réunion" qui suscite peu l’engouement des troupes en général. Rarlez de "revue hebdo", "point performance", etc.
- Présentez l’objet de la réunion en une seule phrase, puis rappellez le contexte, l’enjeu, les points de l’agenda
sur lesquels vous attendez des retours de la part des membres de votre
équipe. Nommez les personnes impliquées et ce qu’elles sont censées
apporter comme contribution spécifique lors de la réunion. - Communiquez avec votre équipe: l’email ne suffit
pas. Passez un appel, reformulez l’objet du meeting, faites en sorte
que le message passe, levez les obstacles et objections, reaffirmez
votre leadership en monitorant l’état d’avancement du travail qui doit
être prêt pour la réunion. Restez ouvert à d’autres suggestions de
sujets à couvrir pour cette réunion ou pour une autre. - Ne conviez que ceux qui sont concernés: certaines
reunions sont stratégiques ou tellement spécifiques que tous le monde
n’a pas besoin d’être convié. Demandez-vous quelle est la valeur
ajoutée que peut apporter chacun des participants. - Désignez un maître de cérémonie: celui-ci sera
chargé de veiller à ce que tout le monde soit en place et à l’heure au
bon moment. Il pourra alerter si lors de la réunion on s’éloigne du
sujet, et pourra prendre note des points intéressants évoqués mais qui
devront être traité à un autre moment. - Préparez vos documents: plutôt que de parler
longtemps, prévoyez un document synthétique de 2 pages maximum pour
ilustrer les points forts de votre présentation. Un contradicteur dans
votre équipe? envoyez lui le document pour avis 3 jours avant la
reunion et discutez- en amont. - Respectez la durée et l’intérêt de la réunion en invitant les participants à être brefs et force de proposition.
- Réunion et déjeuner ? Tout dépend de la faculté de concentration de votre équipe.
Il vaut mieux prévoir une demi- heure de réunion pour parler des points
forts et stratégiques, puis finir la réunion en déjeunant et en
parlant des points d’actualité - Recapitulez en début de réunion les points à
couvrir et en fin de réunion les points couverts avec leurs actions.
Qui fait quoi? Avec qui? Pour quand ? Et quelle est la prochaine étape
après cela.
