Quickbooks

La comptabilité a de plus en plus besoin de solutions informatiques pour faciliter l’exécution de certaines tâches quelques fois chronophages. De fait, entre la trésorerie, la facturation, le calcul de la TVA et toutes les autres activités inhérentes à la gestion d’une entreprise, l’on peut facilement perdre de vue l’essentiel : son métier. Ainsi, sur le marché, il existe une multitude d’outils de gestion déployés afin de simplifier les diverses opérations comptables qui ont cours dans une entreprise. Quickbooks, qui est un excellent logiciel qui a fait ses preuves auprès du public, est l’un d’eux. Il offre multiples fonctionnalités, avec diverses intégrations très utiles pour suivre l’évolution de son activité. Dans la suite de ce document, découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur cet outil que vous pouvez adopter pour un meilleur pilotage de votre entreprise.

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Quickbooks : qu’est-ce que c’est ?

 Quickbooks est un logiciel de comptabilité dédié à la gestion des revenus et des dépenses. Il est très utilisé par les petites entreprises et constitue un excellent outil pour suivre la santé financière de toute organisation à but lucratif. Juste à partir de votre smartphone, ordinateur, tablette ou encore PC, vous avez la possibilité d’accéder et de gérer vos livres. Ce dispositif comptable vous permet, entre autres, de :

  • générer des rapports pour élaborer des plans
  • réaliser la facturation des clients ou préparer les paies
  • préparer les impôts
  • suivre régulièrement la rentabilité de votre activité, etc.

Ce logiciel a été mis sur pied par l’une des sociétés les plus connues dans le développement d’outils financiers : Intuit, une entreprise américaine. Il existe un ensemble d’historiques intégrés fournit par Quickbooks. Vous avez la possibilité de personnaliser ces derniers et vous faciliter le suivi de vos fonds.

À quand remonte la création de Quickbooks ?

Quickbooks a été inventé en 1983 par deux célèbres inventeurs américains Thomas Proulx et Scott Cook, travaillant alors dans la société Intuit. Ce logiciel a connu un vrai succès industriel à partir de 2003 et depuis cette année, plusieurs variantes de celui-ci ont été mises sur pied. Cet outil comptable a fini par conquérir un grand nombre de marchés mondiaux.

Qui peut utiliser Quickbooks ?

Quickbooks est très utile pour toute institution soucieuse de sa santé financière. Les entreprises, ainsi que les professionnels peuvent s’en servir dans l’exécution de certaines tâches, qu’il s’agisse de :

  • travailleurs freelances
  • professionnels libéraux
  • TPE (micro-entreprise) ;
  • PME
  • artisans
  • ou auto-entrepreneurs.

Quickbooks est généralement recommandé dans les métiers qui relèvent de l’administration, de la comptabilité, des finances et de la gestion. Ainsi, vous trouverez cet outil de travail auprès des associations, des ONG, des entrepreneurs, des entreprises du domaine de l’aéronautique, l’agroalimentaire ou encore de l’agriculture.

 

Les offres de Quickbooks et les tarifs des différents abonnements

Quickbooks met à la disposition de ses utilisateurs 3 offres au choix. Ainsi, chaque professionnel a la possibilité d’opter pour celle qui lui est le plus adaptée, selon les besoins de son activité.

L’offre Simple Start

D’une valeur de 5 € HT (au lieu de 10 € normalement) par mois, cette offre couvre une période de 3 mois. Elle permet au bénéficiaire d’effectuer le suivi des ventes, factures, devis, gestion de la TVA et la connexion bancaire. L’offre Simple Start vous permet également d’accéder gratuitement à un expert-comptable et un support client sans frais pour une durée illimitée. Il faut noter que cette offre est conçue pour un seul utilisateur (travailleur indépendant).

L’offre Essentials

L’offre Essentiels vaut 12.50 € HT mensuel (au lieu de 25 € normalement) et s’étend sur une durée de 3 mois. Les services qui accompagnent cette formule sont identiques à ceux de l’offre Simple Start. Toutefois, les utilisateurs peuvent, ici, bénéficier d’options supplémentaires, notamment :

  • la gestion des factures/devis fournisseurs
  • la sauvegarde des dépenses par saisie photo
  • la planification/programmation des différentes factures et paiements réguliers.

Avec l’offre Essentiels, il peut y avoir jusqu’à 3 utilisateurs.

L’offre Plus

Le coût de l’offre Plus est de 24.50 € HT par mois (au lieu de 49 € normalement) pendant 3 mois également. Elle met à votre disposition les mêmes services que l’offre Essentiels, avec en plus, un certain nombre de fonctionnalités. Il s’agit notamment de la gestion et envoi des bons de commande, la comptabilité analytique, le suivi de budget prévisionnel et la refacturation des frais aux clients. Notez que l’offre Plus peut prendre en compte jusqu’à 5 utilisateurs.

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Les fonctionnalités de Quickbooks

Quickbooks met à la disposition des organisations de nombreuses fonctionnalités indispensables pour leurs différentes opérations quotidiennes. Que votre entreprise soit petite ou moyenne, vous aurez à portée de main tous les outils dont vous pourriez avoir besoin pour gérer rondement votre comptabilité.

La gestion des revenus et ventes

Quickbooks est un outil incontournable pour l’organisation et la gestion. C’est d’ailleurs l’une des principales raisons de sa création. Les ventes constituant la force vitale de toute entreprise, puisque de ceux-ci dépend son bon fonctionnement, Quickbooks vous donne la possibilité de créer des factures. Cette fonctionnalité du logiciel permet à l’utilisateur de gérer efficacement les ventes et divers revenus de son entreprise grâce à l’automatisation.

Après avoir créé sa facture dans Quickbooks, l’utilisateur peut visualiser les détails sur le vieillissement des différents comptes de ses clients. Cela lui donne l’opportunité de connaître le solde de ses comptes clients. Généralement, cet outil de comptabilité fait ressortir chaque détail de l’ensemble des rapports des factures passées et présentes. Vous êtes ainsi automatiquement alerté en cas d’impayés.

Le suivi des dépenses

Surveiller ses dépenses en entreprise n’est pas aisé. Cependant, avec un tel logiciel, vous aurez beaucoup plus de facilité à ce niveau-là. En effet, Quickbooks vous donne la possibilité de suivre en temps réel l’argent qui sort de (ou entre dans) l’entreprise. Pour ce faire, vous devez le connecter à vos comptes bancaires et carte de crédit. Lorsque vous faites une telle synchronisation, il vous sera plus commode de surveiller vos dépenses. Vous n’aurez, pour cela, qu’à vous rendre sur la page « banque » de votre outil. C’est un moyen sûr pour assurer la traçabilité de votre argent ainsi que la vérification des différentes opérations.

Plusieurs banques sont compatibles avec l’outil de gestion Quickbooks. Il s’agit entre autres de BNP Paribas, CIC, LCL, Crédit du Nord, la Banque Populaire, Société Générale, Caisse d’épargne, etc.

La paie

Quickbooks vous facilite la gestion des règlements salariaux. À partir de cette fonctionnalité, les responsables d’entreprises qui gèrent le paiement ont la possibilité de gérer facilement et ceci, de manière efficace, les comptes de leurs employés.

La gestion des flux de trésorerie

Il est essentiel de surveiller le flux entrant et sortant de la trésorerie de votre entreprise. Avec Quickbooks, cette gestion devient très facile et efficace. Vous avez aussi la possibilité d’avoir accès à vos différents rapports financiers commerciaux. Les informations qui y figurent vous permettront de mettre en place une stratégie sur comment optimiser votre trésorerie.

Il existe des mises à jour régulières des rapports de flux de trésorerie sur Quickbooks. Ces derniers peuvent d’ailleurs être exécutés juste en un clic. Le logiciel donne notamment la possibilité d’élaborer trois rapports indispensables pour évaluer la position d’une entreprise. Il s’agit de :

  • le rapport de bilan
  • le rapport de profits et pertes
  • l’état des flux de trésorerie.

Ces trois documents vous aideront à définir les meilleures stratégies pour faire face aux défis de votre entreprise.

Numérisation des factures

Les utilisateurs de Quickbooks peuvent télécharger l’application officielle sur un smartphone. Avec cette dernière, il suffit de capturer en photo une facture et lancer la numérisation. Par ailleurs, avec la technologie OCR (en français, Reconnaissance Optique des Caractères), vous n’avez plus de saisie manuelle à réaliser pour l’édition de vos documents. En effet, l’outil vous fait gagner un temps considérable en transformant toute photo capturée en textes et/ou en écriture comptable. Grâce à cette fonctionnalité, seulement quelques clics suffisent pour l’enregistrement de vos dépenses et notes de frais. N’est-ce pas idéal pour le suivi en temps réel ? Très certainement.

Le suivi des stocks

Le suivi du stock est un point capital dans la gestion d’une entreprise. Quickbooks offre cette fonctionnalité qui est très efficace. Elle vous permet de faire l’inventaire de vos produits pour pouvoir mieux gérer les différentes ventes. Au lieu donc d’embaucher un salarié pour cette tâche, vous pouvez la déléguer au logiciel qui est tout à fait fiable. Lorsque vous utilisez Quickbooks, vous êtes à tout instant informé si vous réalisez des gains ou des pertes sur vos produits.

Il est important de veiller à l’activation de la fonctionnalité « suivi des stocks » avant de faire la configuration de l’inventaire dans ce logiciel.

Les paiements en ligne

La révolution du numérique n’a épargné aucun secteur. Les entreprises sont très souvent soumises aux nouvelles règles d’un monde de plus en plus numérisé. Le paiement physique suscite moins d’intérêt par rapport au paiement électronique. C’est d’ailleurs ce qui fait le succès fulgurant du e-commerce. Quickbooks se base sur les nouvelles tendances pour proposer à ses utilisateurs la possibilité d’opter pour les paiements en ligne dans leurs entreprises.

L’utilisateur a donc la possibilité d’ajouter un moyen de paiement Intuit pour son entreprise et ceci, pour des opérations sécurisées et sûres.

 

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Comment ouvrir un compte ?

L’utilisation de Quickbooks nécessite la création de compte qui se fait suivant une procédure assez simple. Pour ce faire, il faut :

  • Accéder d’abord à Quickbooks

Si vous êtes un utilisateur de la plateforme, il existe généralement une assistance intégrée à ce logiciel pour créer un nouveau compte d’entreprise.

  • Créer un nouveau compte bancaire

Dans la barre d’outils située dans la partie supérieure, il existe une option dite bancaire. Sélectionnez ‟Ajouter Nouveau” pour créer votre nouveau compte personnel. Remplissez ensuite les données relatives à votre compte en banque (solde initial, numéro de compte, etc.).

  • Créer un compte client Quickbooks

Sélectionnez ‟le client” puis cliquez sur la rubrique ‟New”. Vous n’avez qu’à introduire les informations du client, notamment son adresse et les détails sur son travail, puis enregistrez.

  • Créer un compte fournisseur

Il existe une option ‟Fournisseur” que vous devez sélectionner. Introduisez ensuite les informations sur vos fournisseurs, notamment la dénomination de la société, puis enregistrez.

Une fois ces comptes créés, vous pouvez commencer par faire la mise à jour de vos livres et leur synchronisation si nécessaire.

Les avantages et inconvénients de Quickbooks

Cet outil de gestion comptable dispose de nombreux avantages.

  • Un service client disponible : très réactif, vous pouvez accéder à ce service par plusieurs canaux (chat, téléphone, email, etc.).
  • Des tarifs très compétitifs : Quickbooks propose des tarifs comptant parmi les plus faibles en ce qui concerne les logiciels de gestion. La pertinence de ses fonctionnalités, ainsi que le rapport prix/qualité sont très attractifs.
  • Un outil pratique, simple et accessible sur plusieurs supports notamment sur les smartphones, tablettes, ordinateurs, etc.
  • Logiciel sécurisé : Quickbooks est une application 100 % Cloud (opérations en ligne). Il ne requiert aucune installation de logiciels de protection des données et pas besoin de mises à jour régulières.
  • Une interface assez intuitive : elle dispose d’un grand nombre d’indicateurs qui facilitent l’utilisation sur des supports variés.

Il faut également noter les nombreuses fonctionnalités et la flexibilité qu’offre ce logiciel. Ce sont des avantages auxquels chaque utilisateur, quel que soit son profil, peut bénéficier.

Malgré toutes ses qualités, cet outil de comptabilité dispose de quelques inconvénients, lesquels sont relatifs au stockage des données. En effet, la sauvegarde de toutes les données de Quickbooks se fait sur des serveurs situés aux USA. Cela peut susciter des inquiétudes auprès de certains utilisateurs.

Les alternatives à Quickbooks

Il existe d’autres alternatives à cette application selon les besoins. On peut citer :

  • NetSuite

C’est un logiciel de planification des ressources d’entreprise qui fonctionne sous Cloud. Il offre une meilleure gestion de donnés, un grand nombre d’outils de tableau de bord, une gestion de la chaîne logistique, etc.

  • Xero

Il s’agit d’un logiciel de comptabilité très pratique pour les débutants. Il offre une facilité dans la configuration et le suivi des comptes.

  • Sage

Sage est un bon logiciel avec plusieurs fonctionnalités pour la gestion comptable et le suivi de votre entreprise.

  • Mister Compta

Mister Compta est un logiciel expert-comptable en ligne qui sert principalement pour la gestion commerciale automatisée d’une entreprise.

  • Spendesk

Spendesk est un outil intuitif qui permet facilite la gestion et le suivi des dépenses en entreprise.

  • Ciel compta

Ce logiciel de comptabilité permet la gestion efficace des petites et moyennes entreprises. Bien d’autres alternatives de Quickbooks se nomment JePilote, Zefyr, EBP Compta, etc.

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L’avis des clients sur Quickbooks

Les utilisateurs de Quickbooks ont des avis partagés selon leur mode d’utilisation et leurs besoins. Certes, le logiciel a allégé la lourde tâche à laquelle certains se livraient avec Excel pour la gestion de leurs activités. La plupart d’entre eux ont la satisfaction de pouvoir délivrer des factures professionnelles et ce, en un rien de temps. Aussi, l’enregistrement des opérations grâce à la fonctionnalité OCR (photo) permet aux utilisateurs de faire facilement des mises à jour régulières de leur comptabilité juste en quelques clics. Toutefois, certains clients notent quelques erreurs du logiciel qui surviennent par moments. D’autres trouvent à en redire par rapport à la réactivité du support client.

Notre avis

Quickbooks est l’un des outils en ligne les plus complets en comptabilité. Il est adapté à une catégorie variée de professionnels (freelances, petites entreprises, etc.). La facilité d’utilisation, la synchronisation des transactions bancaires, les mises à jour automatiques, l’accès facile à partir de plusieurs supports, constituent entre autres les forces de Quickbooks. Toutefois, il serait souhaitable que les fonctionnalités offertes puissent davantage s’étendre aux grandes entreprises.

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Note sur 10

Eu égard à la quantité des services qu’offre Quickbooks, nous lui attribuons la note 8 / 10.

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