5 actions pour préparer le changement

Christophe Lastennet Par Christophe Lastennet (contributeur exclusif) – Consultant en conduite du changement

Dans son étude « The
entreprise of the future 
» mené auprès d’un panel de dirigeants, IBM
révèle, sans surprise, le phénomène d’accélération et de multiplication des
changements que les entreprises doivent mettre en œuvre. Celles qui réussiront
seront celles qui auront développé un véritable appétit pour le changement.
Conduire, accompagner, diriger, ou gérer le changement : peu importe le
terme, l’important est que les gens concernés finissent par adhérer au
changement et se l’approprier eux-mêmes. Dans certains cas (plans sociaux,
restructurations, délocalisations), cela paraît plus difficile que dans
d’autres (nouvel environnement de travail, outils plus performants). En vérité
ce qui influe largement sur le résultat final, c’est la manière dont on s’y
prend pour préparer et mettre en œuvre le changement : ERP
(Progiciel de Gestion Intégré en français) et CRM
sont certes très séduisants mais les directions commerciales et informatiques
savent le prix à payer d’un manque de préparation et d’accompagnement humain.
Je vous propose donc 5 actions pour préparer le changement :

  1. Adoptez une approche Projet non seulement pour structurer votre démarche
    mais aussi parce que cela contribuera à lui donner un poids et une
    visibilité en interne. Au plus tôt, vous devrez :
    1. Sélectionner une équipe de projet plurielle en termes de
      compétences, de sites/départements/fonctions/sensibilités représentés.
      Pour un projet qualité, il faut des connaisseurs mais surtout pas une
      équipe composée intégralement de qualiticiens ! Il faut aussi des
      gens qui comprennent la sensibilité de ceux qui ne sont pas très
      enthousiastes voir opposés au changement. Faîtes-vous accompagner de
      consultant(s) si vous estimez avoir besoin de compétences pour animer,
      structurer, donner de l’impulsion au groupe et éventuellement coacher le
      chef de projet.
    2. Définir le cahier des charges du projet :
      « plans are nothing,
      planning is everything » disait Eisenhower. Ce travail vous
      permettra de commencer à vous mettre dans le sens de la marche :
      expliquer les objectifs, les livrables, le périmètre, déterminer des
      sujets pour des groupes de travail, les principaux jalons du
      projet ; identifiez et analysez les risques ; déterminez les
      indicateurs de suivi de réussite du projet et décidez d’une structure de
      réunion  de l’équipe projet.
  1. Formalisez une vision, un but pour le
    changement
    , dans un langage
    simple, clair et précis qui parle à tout le monde. Evitez les termes trop
    « business ». Par exemple, pour un programme de sécurisation de
    ses plateformes pétrolières, Shell avait choisi : « our assets
    are safe and we know it », que l’on pourrait traduire par : nos
    sites sont sécurisés et nous le savons (sous-entendu nous pouvons le
    démontrer). Faîtes ce travail en comité suffisamment réduit pour ne pas
    accoucher d’un consensus mou et grand pour susciter assez de créativité :
    5 à 10 personnes à l’origine du projet. Répondre à la
    question « à quoi pourrait ressembler le succès de notre
    démarche ? » vous mettra sur le bon chemin.
  1. Identifiez les bénéfices du changement pour chaque grand groupe de gens concernés.
    Attention : ce qui rend le changement intéressant pour vous (exemple
    amélioration du résultat net) ne l’est pas forcément pour les
    autres ! Il faut donc savoir ce qui peut les séduire dans le projet.
    Si votre équipe de projet est bien constitué, elle aura des idées qu’elle
    pourra tester sur le terrain.
  1. Faîtes une cartographie
    des acteurs clefs
    du
    changement : listez tous les groupes de personnes qui seront impactés
    et positionnez-les sur une matrice indiquant la perception que vous avez
    de leur position face au changement (pour, neutre, contre) et leur pouvoir
    d’influence dans l’entreprise. Le mieux est bien sûr d’aller directement
    au contact de ces groupes et de recueillir leur point de vue sur le
    changement qui s’annonce. Commencez à identifier les résistances qui se
    dessinent et surtout leur cause. Réaliser ce travail vous aidera à savoir
    comment parler et agir avec ces personnes.
  1. Impliquez et responsabilisez au plus tôt ces gens clefs. Formez des
    groupes de travail sur des thèmes qui contribueront à concrétiser le
    changement et donnez-leur de vrais responsabilités et les moyens d’influer
    sur le produit fini que sera le changement. Déterminez le juste niveau
    d’implication
    en fonction des différentes personnes.

Comme le disent si bien
mes chers ex-collègues formateurs :
« la préparation représente 90% du succès. » Je ne sais pas ci cela
est vraiment quantifiable mais il y a certainement du vrai là-dedans…

 

 

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