Comment réussir l’entretien d’appréciation annuel ?

Marina BarreauPar Marina Barreau (chroniqueur exclusif)Caminea

A quoi sert un entretien d’évaluation ?

Et encore beaucoup d’autres questions que se posent les
managers en cette fin d’année.

Je pense que c’est un moment privilégié entre le
collaborateur et son manager et où chacun peut dire tout ce qu’il ne prend pas toujours
le temps d’exprimer pendant l’année. C’est bien sûr aussi l’occasion de faire
le point de façon sereine et surtout de renforcer la motivation de ses
collaborateurs.

Fixer les objectifs est un acte managérial fort – sans
doute le premier – et l’entretien d’évaluation en permet l’application concrète.
Cet entretien demande du courage… et un peu de méthode.

On peut parler des objectifs SMART (Spécifiques,
Mesurables, Ambitieux et Acceptés,
Réalisables et Temporels) pour décliner la stratégie de l’entreprise, du feed
back à donner toute l’année, de la préparation indispensable… Moi, j’ai envie
de vous parler de ce que je fais et qui fonctionne bien J

Dans un  premier
temps, l’étape préalable et indispensable : l’avant-entretien qui consiste,
pour vous et votre collaborateur à préparer l’entretien. C’est également l’invitation
à l’entretien en donnant du sens et toute la partie logistique (réservation de
salle et d’un créneau horaire, disponibilité).

L’étape de l’entretien comprend plusieurs phases ;
d’abord l’introduction où, après
avoir accueilli votre collaborateur dans un climat positif et avec une attitude
intérieure positive, vous donnez du sens à cet entretien et lui expliquez le
déroulement.

Ensuite, la
phase de bilan : tout d’abord, vous demandez à votre
collaborateur ce qui s’est bien passé pendant la période concernée, ce qu’il a
bien réussi, ce dont il est fier, ce qu’il a aimé…

La
difficulté réside ici à rester sur du positif car le collaborateur va avoir
tendance à vous dire « ben j’ai fait
ça de bien mais sur ce dossier là, ça n’a pas marché !! »
Rester
sur du positif est important et vous pouvez dire « ne vous inquiétez pas,
nous parlons pour l’instant de tout ce qui s’est bien passé… nous aurons le
temps plus tard de parler des points à améliorer».

Commencer par le positif permet
de se mettre dans un bon état d’esprit, une atmosphère propice à un échange
constructif.

Cerise sur
le gâteau : indiquez vous-même des points positifs pour compléter un point
évoqué ou ajouter un autre point non mentionné. Vous notez ici l’importance de
la préparation de l’entretien au préalable – pour tous les deux. C’est le
moment également de reconnaître le travail de votre collaborateur ; ce qui,
en plus du feed-back régulier au cours de l’année, constitue un levier fort de
motivation. Demandez lui également quelles sont les qualités qu’il a et qui lui
ont permis d’atteindre ces objectifs.

Puis, dans
un second temps, faites de même avec les points à améliorer : votre
collaborateur indique ses points à améliorer et vous pouvez le questionner pour
savoir ce qu’il pourrait faire pour remédier à cette situation. Il est
important de toujours veiller à laisser votre collaborateur parler en premier car
ce qu’il dit a 10 fois plus de valeur que ce que vous pouvez dire. Eh oui,
surtout dans ce cas là !

Enfin vous
pouvez ajouter les points à améliorer non cités spontanément en utilisant la
règle du feed-back constructif : les faits et leurs conséquences + la
proposition de solutions pour y remédier : idéalement par le collaborateur
ou par vous.

C’est
ensuite tout naturellement que vous allez fixer ensemble de nouveaux objectifs
SMART pour ensuite, bien commencer la nouvelle année !!

Pour
terminer l’entretien, vous pouvez lui demander ce qu’il a pensé de l’entretien,
quelle aide il attend de vous et lui manifester votre confiance quant à sa
capacité à atteindre les nouveaux objectifs fixés.

Ce moment privilégié
que vous réservez à votre collaborateur est un bon moment pour tous les deux et
un espace de dialogue. Soyez à l’écoute de votre ressenti et n’hésitez pas à le
partager avec votre collaborateur. Par exemple : « j’ai l’impression
que vous avez un doute sur ce point », « je ressens une
inquiétude… », « Je vous sens très à l’aise sur ce sujet ».
Laissez ensuite le temps à votre collaborateur de s’exprimer en restant à
l’écoute.

Have
fun !

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