Une entreprise doit répondre à de nombreuses obligations légales.
L'une
des plus importantes, et des moins prise en compte par les dirigeants,
est la gestion et la conservation des documents, émis et reçus par
l'entreprise, dans l'exercice de son activité.
des plus importantes, et des moins prise en compte par les dirigeants,
est la gestion et la conservation des documents, émis et reçus par
l'entreprise, dans l'exercice de son activité.
Ces documents sont de plusieurs sortes :
– document civil et commercial
– pièce comptable
– document fiscal
– document social
– gestion du personnel
Chacun de ces documents doit être conservé pendant une certaine durée minimale (rien
n'empêche l'entreprise de les archiver plus longtemps).
n'empêche l'entreprise de les archiver plus longtemps).
La durée de conservation d'une correspondance commerciale doit être conservée au minimum 5 ans.
Un simple bon de livraison, ou une facture, doit l'être pendant 10 ans.
Et un contrat d'acquisition ou de cession de biens
immobiliers et foncier… 30 ans.
immobiliers et foncier… 30 ans.
Avoir en tête la meilleure conservation des documents
est primordial, car l'administration peut effectuer des contrôles à
tout moment. Cela est également synonyme de risques et de coûts.
est primordial, car l'administration peut effectuer des contrôles à
tout moment. Cela est également synonyme de risques et de coûts.
Pour cela, vous pouvez opter pour une solution en interne ou externaliser cette prestation.
Faire appel à un professionnel pour vous soulager de cette tâche peut revêtir plusieurs avantages :
–
la conservation des documents : l'entreprise partenaire peut emballer
directement vos documents, les collecter et les transporter dans un lieu
sécurisé. Elle pourra vous les restituer à tout moment.
– la gestion des documents : vous y avez accès, document par document.
– la numérisation : le prestataire peut numériser une sélection de fichier de votre choix.
Un site à avoir parmi vos favoris, pour connaître la durée de conservation des documents pour les entreprises,
rien de mieux que la source officielle mise à jour : Service-Public.fr.
