Par Céline Lieffroy (chroniqueur exclusif) – www.lexiris.fr
Que ce soit par l’intermédiaire de Croquefeuille ou par celui de mon blog
personnel, Télésecrétaire
sur le Web, je suis très souvent sollicitée par mail (ou par téléphone,
mais je n’apprécie pas forcément) par des personnes qui souhaitent devenir
télésecrétaire et ne savent pas comment s’y prendre, ne savent pas du tout par
où commencer.
Je profite donc de cette nouvelle chronique pour partager la
réponse que je fais le plus souvent à ces mails, notamment quand ceux-ci sont
très généralistes et ne rentrent pas dans le détail du projet. Ces conseils
s’inspirent évidemment de ma propre expérience de télésecrétaire, ainsi que de
tout ce que j’ai pu lire sur le net, sur les blogs et les différents forums.
1°/ De l’idée au projet :
Devenir
télésecrétaire, c’est une idée et non un projet.
Il va donc falloir murir cette idée, la formaliser, la rendre
tangible pour votre entourage et pour vous-même dans un premier temps, avant
d’apprendre ensuite à la présenter aux autres dans le sens le plus large du
terme : professionnels de la création d’entreprise, prospects,
prescripteurs…
Passez de l’idée au projet, c’est non seulement définir et
expliquer votre concept, mais également le formaliser par écrit (un simple
document Word suffit).
« Devenir télésecrétaire » peut en effet s’avérer
être un projet très différent d’une personne à l’autre.
L’une assurera des missions d’assistance commerciale par
téléphone pour ses clients ;
L’autre des travaux de relecture et d’assistance
rédactionnelle ;
Une autre fera de la frappe sous audio pour des médecins ou
des avocats, ou encore de la retranscription audio de réunions ;
Une autre pourra être spécialisée en permanence téléphonique
et gestion d’agenda…
Il faudra donc
définir le plus précisément possible ce que vous souhaitez faire :
quels services/prestations souhaiteriez-vous proposer ? A qui ?
Je dis bien « souhaiteriez », car il conviendra de
confronter ces premières pistes à :
– Vos contraintes personnelles et
professionnelles : par exemple, si vous devez aller chercher vos enfants à
l’école, il vous faudra renoncer dans un premier temps à la permanence téléphonique,
à moins que vous ne vous lanciez avec un binôme…
-
Les besoins des clients : vos futurs
clients seront-ils prêts à payer pour ce service ou préféreront-ils le faire
eux-mêmes ou le faire faire en interne (employé salarié) ?
– La législation : nombreux sont les
candidats au télésecrétariat (moi, la première) qui aspiraient à faire la comptabilité
de base de leurs clients, mais ce serait une pratique illégale d’une activité
réglementée…
Il conviendra également de vérifier que ces prestations sont
bien compatibles entre elles, notamment si vous assurez également des missions
sur site, dans les locaux de vos clients.
Formaliser votre projet,
c’est également le chiffrer.
Bien sûr, comment la très grande majorité des
télésecrétaires, vous n’allez pas avoir besoin de réaliser un business plan
pour obtenir un prêt bancaire, nous sommes d’accord.
En revanche, il vous faut savoir :
– Quel chiffre d’affaires il vous faudra atteindre
pour pouvoir vivre de votre activité
– Quels tarifs appliquer pour espérer atteindre un
jour ce niveau de chiffre d’affaires
Ces chiffres vous sont tout à fait personnels, car ils
dépendront :
– De vos besoins en rémunération
– Du temps travaillé, notamment si vous exercez
votre activité de secrétaire indépendante à temps partiel en cumul d’une
activité salariée
– De vos prestations et de votre expertise (plus
ou moins rare)
– De votre statut
Pour formaliser votre projet, vous aurez besoin d’un certain
nombre d’informations.
2°/ La recherche d’information :
Le premier site que je vous conseillerais, généraliste, mais
incontournable, est celui de l’APCE
(l’Agence pour la création d’entreprise).
Vous y trouverez le b.a.-ba en terme de méthodologie à la création
d’entreprise, ainsi que tous les renseignements complémentaires dont vous aurez
besoin (notamment sur les différents statuts ou comment domicilier votre
entreprise chez vous…)
Je vous encourage à vous procurer la fiche professionnelle
APCE « Secrétaire
à domicile – Télésecrétariat » qui, pour 10 euros, vous donnera les
bases à connaître avant de vous lancer.
Ce qu’il vous
manquera surtout, ce sont les retours d’expérience : comment ça se
passe pour les autres télésecrétaires ? Combien de temps ont-elles mis
pour trouver leur premier client ? Combien de temps est-il nécessaire pour
vivre de son activité ? Quel niveau de rémunération peut-on espérer ?
En premier lieu, je vous encourage à télécharger
gratuitement l’enquête sur le
métier de secrétaire indépendante que j’ai menée fin 2012 auprès de
250 télésecrétaires.
Ensuite, vous pouvez vous rendre sur des forums dédiés à la
création d’entreprise ou dédiés aux secrétaires indépendantes.
J’avais moi-même souscrit à l’inscription (payante) du forum des secrétaires
indépendantes avant même de décider de me lancer dans cette voie en 2009. J’avais
besoin de témoignages qui me confirment qu’on puisse vivre correctement de
cette activité.
Il existe bien sûr des forums gratuits, notamment celui de Gautier Girard, mais vous ne
trouverez pas le même niveau d’information, puisque les échanges y sont
publics.
Enfin, vous pouvez entrer en contact avec des consœurs
télésecrétaires de votre région, ou encore me contacter pour échanger
sur votre projet.
3°/ Passer à l’action :
Une fois que vous y voyez plus clair sur votre projet et sur
vos intentions, vos ambitions, il convient de passer à l’action.
À ce stade, vous avez défini précisément vos prestations et
vos tarifs.
Vous savez à quelles cibles de clients vous vous adressez et
pour répondre à quels besoins.
Il vous reste donc à donner corps à ce projet :
– En l’habillant, c’est-à-dire en lui donnant un
nom et éventuellement une identité graphique
– En choisissant un statut, celui qui sera le plus
approprié possible à votre activité (pensez aussi aux alternatives à la
création d’entreprise : couveuses et coopératives
d’activités)
Ne vous précipitez
pas pour vous immatriculer ; vous avez un peu de temps d’ici à ce que
vous trouviez votre premier client.
Profitez de ce temps disponible pour apprendre à mieux
connaître votre clientèle en effectuant par exemple un questionnaire pour en
savoir plus sur leur organisation administrative et donc leurs besoins :
là où ils sont prêts à mettre de l’argent pour déléguer.
Il est toujours plus facile de démarcher pour obtenir des
informations que pour vendre quelque chose. Cela vous permet de vous présenter
et éventuellement de nouer des contacts pour la suite. Ces contacts pourront
devenir des clients, mais aussi des prescripteurs.
