Créer une présentation de 100 slides du jour au lendemain et recevoir les compliments de mon boss ? Yes, I can !

Giselle Hardt 2Par Giselle Hardt (chroniqueur exclusif)
– Head of SOAP -State Of the Art Presentations- Belgium | formatrice
|spécialiste en communication stratégique et présentations |- www.soappresentations.be

Votre boss vous demande une présentation
pour demain. Super! Vous n'avez plus qu'à préparer du café et passer une nuit
blanche penché sur votre PC en essayant de récupérer des slides d'anciennes
présentations pour faire un bon patchwork , plus ou moins compréhensible, et
avec un peu de chance il vous restera encore 45 minutes pour dormir avant de
présenter vos "patch-slides" devant la direction.

J'exagère ? Un peu. Mais vous avez probablement déjà vécu
une situation semblable, non ? C'est souvent le quotidien des cadres en
entreprise, des consultants et managers.

Beaucoup de mes clients me posent la question: comment
transformer une présentation dense, remplie de textes, de graphiques et de
tableaux en une présentation réussie en moins d'une journée, et de surcroits
plaire à mon chef, mon hiérarchie, mon auditoire ?

Ayez un seul
objectif.

Posez-vous la question: quel est le message à transmettre?
Définissez clairement votre message phare. Cela vous aidera à garder le cap et
vous concentrer uniquement sur ce qui est pertinent et qui soutient votre
message. La plupart d'entre nous a tendance à vouloir trop dire et à
s'éparpiller sur des sujets connexes, ce qui représente une perte de temps
considérable.

Définissez ce qui
reste dans les slides.

Quelles sont les informations vraiment pertinentes qui
doivent absolument apparaitre ? Est-ce que vous devez vraiment montrer ce
tableau Excell avec 20 lignes et 10 colones ? Posez-vous la question et éliminez
le surplus d'informations, laissant sur les slides uniquement ce qui favorise
la compréhension et sert votre objectif. Cette information prendra bien plus de
valeur une fois isolée des "informations parasitantes".

La même règle est valable pour les graphiques. Ils
existent, la plupart du temps, pour présenter visuellement une évolution, une
augmentation, des diminutions, des pourcentages… Identifiez  l'information la plus importante et mettez-la
en valeur. Si vous devez exposer un accroissement de 10% dans les ventes dans
les 6 mois, faites une slide avec ces chiffres en grand. Simplement. L'impact
crée sera bien plus important.

Et les textes,
alors ?

Par peur de ne pas offrir suffisamment d'informations ou
d'arguments à l'auditoire, ou bien pour vous rassurer, vous remplissez vos
slides de textes. Le problème est que ça n'aide pas le public à comprendre. Au
contraire, ils auront tendance à se concentrer sur l'interminable lecture des
slides au lieu de se focaliser sur LE message phare. Pire: quand vous avez
beaucoup de texte sur la toile vous avez tendance à détourner votre regard du
public pour lire ce que vous avez vous-même écrit. Et vous savez qu'une
présentation ne doit pas être une séance de lecture collective, non? Trop de
textes noie l'information et submerge votre présentation.

Less is more,
toujours.

Laissez dans les slides seulement des phrases courtes ou
les mots clés qui rassemblent 
l'auditoire sur le point essentiel, et vous aident à garder votre fil
rouge. Le fil rouge doit aussi être visuel.

J'ai déjà dit que je
suis une brésilienne qui n'aime pas le carnaval?

Je n'aime pas le carnaval dans les slides… Rien n'est
plus désagréable qu'une présentation avec des polices
de caractères différentes à chaque slide, des couleurs disparates et un
langage graphique aléatoire.

Vous avez certainement déjà vu ça des centaines de fois.
Parfois on voit des dessins, des photos et même des gift animés dans la même
présentation ou encore dans une seule et même slide ! C'est comme si, pour le
carnaval, vous mettiez une perruque de clown, un masque de Pierrot, le haut de
Dark Vador et le bas de ballerine…  Ce
n'est pas esthétique, certes. Mais en plus, il y a tellement d'informations,
que notre cerveau n'arrive pas à suivre. Dans ce cas l'information graphique
devient de la désinformation graphique!

Et ce genre d'inconvénient arrive encore plus souvent
lorsque l'on récupère des slides de-ci de-là en situation
"d'urgence".

Créez une identité
visuelle propre.

Lorsque
j'étais petite, durant la semaine de carnaval nous partions en famille à la
montagne pour éviter l'agitation de la ville à cette période, pour respirer
l'air pur et nous vider l'esprit. Faites la même chose pour votre présentation.
Évitez le carnaval et donnez à vos slides cet air pur et paisible des
montagnes: créez une identité visuelle propre. Choisissez une typo avec des
tailles différentes pour les titres, sous-titres et textes. Choisissez deux
couleurs de base à utiliser dans toutes vos slides. Définissez quelles formes
vous utiliserez comme boîte de textes: des carrés, des cercles, etc. Donnez de
l'uniformité à vos slides en choisissant d'utiliser tout au long de la
présentation le même style graphique: soit des photos, soit des dessins, des
icones, etc.

Un PPT nommé Vanda.

Je vous suggère de créer un PPT nommé "images"
(ou Vanda, Anna, c'est comme vous préférez). Au fil des jours, dés que vous
trouverez une belle image dans le style graphique que vous avez définit, vous
la copierez dans ce PPT. Vous aurez ainsi une réserve d'images à utiliser dés
que vous aurez besoin sans trop devoir chercher. Mais n'oubliez pas que les
images doivent coller à votre argumentaire, et pas l'inverse. 

En suivant ces quelques recommandations simples vous
gagnerez beaucoup de temps et montrerez une présentation qui fait mouche! Vous
dormirez suffisamment pour être performant, votre auditoire sera ravi et votre
boss… bien, il n'est pas impossible qu'il vous offre une promotion !

Si vous voulez en
savoir plus vous pouvez participer à nos
formations et trainings.

D'ici-là je vous souhaite le meilleur des succès.

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