Par Sophie Januel (chroniqueur exclusif) – Facilitateur en "Gestion et organisation Back-office PME" pour entreprises agiles !
Ranger : il en restera toujours quelques chose
ou quelques propositions de réflexes pour gagner du temps et en faire… moins,
mieux.
Chaque
écosystème produit ses dommages collatéraux et ses mythes sociaux et/ou
économiques. Le 21ème siècle est marqué par la tentative de conciliation du
temps de travail et du temps de loisirs, de l’information multicanale, à tout
moment . L’exercice de chaque agent est de d’équilibrer de manière
subjective chaque temps au regard de ses intérêts.
En
entreprise, les managers et collaborateurs sont toujours à la recherche des
méthodes de gestion et d’organisation qui permettent le gain de temps,
l’amélioration de la productivité… en vue de produire mieux et souvent plus
sans être sûr de gagner plus.
Les DSI se concentrent sur les
solutions techniques alliant performance et sécurité sous les fourches caudines
des contraintes d’archivage tant légales que conventionnelles. Les éditeurs
créent et déclinent de nombreux outils de rangement et parfois de recherche.
Mais tout cela reste concentré sur
du curatif. Si si, en aval car la première chose à faire, plutôt que de crouler
sous une vingtaine de manuels et méthodologies est d’apprendre à jeter
l’inutile en mode préventif .
Plutôt
provoquant ? Oui, à dessein, car il implique de créer une mémoire
utile : analyser, tirer choisir et supprimer.
L’idée
m’est venu lors d’une discussion avec des férus de technique et de découvertes
de nouveaux usages quelques semaines auparavant. Nous échangions sur le nouveau
mal des NTIC : l’obésité informationnelle, notamment via mail .
Un de nos mentors posa la question
suivante « et vous, comment faîtes-:
produire l’essentiel, jetez le superflu.
avec vos mails et docs ? Vous créer des
sous-dossiers ? des mots-clefs (en référence à gmail) ? ».
L’amplitude des réponses fut assez
exemplaire du « euh..ben » à
« je tag ! » en passant par « je laisse dans ma
messagerie » à ma réponse lapidaire « je jette et ce qui reste est
sauvegardé hors messagerie, pour les dossiers clients c’est classé puis archivé,
le vital passe en KM/fonds doc à portée de main ».
Passé le moment de stupeur, je leur proposais ma
position, parfaitement partisane mais rationnelle pour ne pas perdre de temps :
produire l’essentiel, jetez le superflu.
Deux axes de travail possibles, les mails et les dossiers
clients.
Les mails : rien de plus
facile à ranger. J’applique deux principes « Une page » et le
« le bon mail ».
Le premier principe est d’accepter
la visibilité de la boite de réception ou de chaque dossier sur une page (en
fait un écran pas de clic sur « page suivante »).
Le « bon mail » est
l’usage du mail dédié par objectifs/environnement. Les échanges pro relatifs
aux clients, partenaires et fournisseurs en cours sur un compte principal. Un
autre compte pour les newsletters, contacts, évènements, réseaux. Un compte
mail en ligne (votre propre serveur mail) ou sur un compte gmail évite de
surcharger et retarder le temps de téléchargement des messages, de plus avec
les outils de gestion plus de souci de mot de passe… Vous venez déjà de
filtrer efficacement. Maintenant, concentrons-nous sur la messagerie de votre
ordi :
1) Envoyer seulement le mail essentiel et nécessaire, avec une
rédaction brève (tenter de faire aussi court qu’en mode SMS/twitter ).
2) Associer l’objet/sujet le plus clair et explicite.
3) Répondre en fil de conversation et ne pas
« troller » vos échanges.
4) Utiliser les filtres réception/envoi ; automatiser les
tâches répétitives simplifie la vie.
5) Garder la version du mail le plus récent en mode « fil
de discussion », supprimer les précédents.
Pour tout
le reste : bulletins d’infos, newsletter, une lecture hebdo suffit.
Toujours pas eu le temps de lire : écouter ? Si un prochain
déplacement (train /avion) ne vous permettra pas de lire l’info, cocher
« tout sélectionner » cliquer sur supprimer. Vous viderez la
corbeille plus tard ou y repêcherez le mail (attention aux paramètres par
défaut !).
Le
dossier/sujet est clos ? Soit vous sauvegardez directement dans le
répertoire idoine du disque dur (cela se fait encore) ou vous exportez
régulièrement répertoires de votre messagerie (sous thunderbird j’utilise
smartsave).
Avantage :
complété avec SyncBack vous sauvegardez/synchronisez en local ou en ligne.
Facile, non ?
Les dossiers clients :
Les
documents en mode modification permettent de suivre les évolutions majeures
mineures, le mode « annule et remplace » étant son essence, aucune
raison de garder les 23 versions du document en V1, V2….
Un
dossier, une prestation est finie ? Recyclez les documents nouveaux fondamentaux
dans votre base KM/Modèles. Convertissez sous un format qui allège le poids du
document ou compressez puis archivez en exportant sur un DD externe ou un
hébergement en ligne. Mieux, en mode intranet l’espace étant compté, seul
l’essentiel y figurera.
Les éléments vitaux : modèles, état de l’art sont dans
la base KM de votre entreprise.
Vous
recevez des pièces jointes, vous téléchargez des documents, transférez des
fichiers multimédia. Gardez ce qui est :
– de
qualité (son, image, vidéo),
– utile
immédiatement à court terme (dans le trimestre voire le semestre).
Pour
de la simple consultation si c’est possible privilégiez le « online »
grâce à vos favoris hébergés ou non (netvibes, del.icio.us et équivalents) en
plus vous pourrez partager plus facilement.
Les avantages économiques sont
nombreux : vous êtes concentré sur l’essentiel, l’esprit clair vous gagner
du temps à ne pas en perdre.
Vous n’êtes plus obligé de
dépenser pour un ordinateur avec un disque dur très important (80-100Go)
suffisent amplement) un disque dur externe et/ou un hébergement en ligne de
données.
Vous disposez de temps pour faire
autre chose.. Vous détendre, par exemple, en offrant une pose d’inactivité à
votre cerveau disponible et donc être plus performant et pouvez envisager la
journée de 8heures.
