Par Fadhila Brahimi (chroniqueur exclusif) – Directrice du Cabinet FB-Associés
Le talent n’est rien sans un
minimum d’organisation et l’organisation permet d’optimiser son temps et
son énergie pour plus d’efficacité et de sérénité.
Il n’existe pas
d’organisation idéale cependant en s’inspirant des méthodes et des techniques
pratiquées dans des grandes entreprises on peut se créer sa propre
organisation, son propre style en fonction de la taille de son entreprise.
Après tout, l’homme est
avant tout un imitateur avant d’être un innovateur !
En parcourant des ouvrages
spécialisés ou le Web vous trouverez des matrices.
J’attire ici votre attention
sur une méthode japonaise et souhaite partager avec vous ma méthode adaptée.
Rappel des principes de la méthode japonaise des 5 S
ou ORDRE en français :
Seiri
(Débarras) Ordonner
Seiton
(Rangement) Ranger
Seiso
(Nettoyage) Dépoussiérer,
Découvrir des anomalies
Seiketsu
(Ordre) Rendre évident
Shitsuke
(Rigueur) Etre
rigoureux
Objectif de cette technique est d’organiser efficacement
votre espace de travail.
L’objet de ce post : Voici ce que j’applique tout
particulièrement pour les deux premiers axes.
Le classement des éléments
que j’utilise en fonction de leur utilité au quotidien et leur rangement
rationnel. Ceci afin de gagner du temps dans l’exécution de mes tâches et de faire la différence entre ce qui
est indispensable et utile.
Principes et illustrations :
1. Jeter tout
ce qui sert moins d’une fois par an. Chaque année je consulte mes archives et
je jette tout ce qui est obsolète, inadapté à mes besoins et aux attentes du
marché.
Attention,
néanmoins aux documents qui ne servent q’une fois ou même jamais mais que vous
devez conserver, c’est le cas des factures, des justificatifs, des relevés, des
bordereaux, des contrats…. Là, je vous invite à vous rapprocher de votre
comptable.
2. Archiver ce qui sert moins d’une fois par mois.
Dans une grande armoire j’ai classé au milieu tous mes supports de formation,
coupures de presse, ouvrages techniques
par thème, les outils lourds en
bas et les archives en haut.
3. Mettre à proximité tout ce qui sert moins d’une fois par semaine.
Mes documents administratifs et comptables de l’année en cours, mes dossiers
clients sont dans une petite armoire de rangement prêt de mon poste de travail
avec un rangement vertical pour les
dossiers en cours, des bannettes pour la comptabilité et l’administratif et, des classeurs pour les documents
officiels dont je me sert régulièrement.
4. Placer sur le poste de travail tout ce qui sert moins
d’une fois par jour.
C’est le cas typique des fournitures administratives (pochette, enveloppe…) que
j’ai placé dans une console à tiroirs.
5. Avoir à portée de main tout ce qui sert plus ou
moins une fois par heure comme la
todo list, le papier recyclé qui me sert de brouillon, les dossiers et
courriers à traiter dans la journée, le casque audio….
Ce qui revient à donner une
place pour chaque chose et de gagner du temps.
Ce type de rangement
facilite également le maintien de l’ordre et de la propreté de l’espace de
travail en créant des automatismes et en rationalisant le classement.
Pour mettre de la gaîté dans
cette organisation, j’ai aussi opté pour une organisation en mode couleur.
Par exemple : dans un
dossier client, j’ai des pochettes couleurs pour différencier ce qui relève des
échanges courriers de la phase opérationnelle.
Et vous ?
Avez-vous une méthode ?
Laquelle ?
Utilisez vous la méthode des 5 S ?
Comment la pratiquez vous au quotidien ?
