Par Didier Delmer (chroniqueur exclusif) – Business Booster
« Comment optimiser notre temps et notre efficacité commerciale pour faire du business olympique ? »
À l’approche des beaux jours printaniers, de périodes de ponts et de jours fériés, Business Booster a choisi d’aborder le sujet de l’optimisation du temps de travail, afin de soulever une problématique auxquels beaucoup d’entre nous sommes sujets, à savoir :
« Comment optimiser notre temps et notre efficacité commerciale ? »
C’est pourquoi, nous débuterons ce dossier par de petites astuces organisationnelles, avant de relayer quelques classiques du management de projet. En soit, une manière de vous rassurer !
Mais, en parcourant la lecture de « ce livre blanc » vous comprendrez rapidement que notre prescription contre ce mal se trouve, aujourd’hui, du côté des outils web 2.0, qui faciliteront vos tâches professionnelles du quotidien.
Surtout, vous verrez en eux de véritables leviers pour booster votre business.
Où commence et où se termine le temps de travail ? Alors que très souvent les activités d’un entrepreneur et/ou auto-entrepreneur se confondent dans d’autres activités professionnelles annexes, il est de plus en plus difficile de définir le début et la fin du temps de production.
Selon Cadroscope[1], près d’un cadre dirigeant sur deux reconnaît emporter du travail chez lui, le soir ou le week-end. Êtes-vous aussi concerné ?!
Aujourd’hui, c’est un fait, on ne compte plus en heure. Les 35 heures hebdomadaires riment désormais avec efficacité et productivité au bureau.
La quantité de temps passé sur une tâche peut engendrer de la frustration, du stress, ou à l’inverse, de la satisfaction, voire même un apprentissage.
Ainsi, c’est la valeur du temps accordé qui compte. Autrement dit : la qualité !
> Savoir mieux gérer son temps : les fondamentaux
– Les bases en quelques points :
Tout d’abord, posez vous les questions suivantes :
o Définissez votre stratégie d’action commerciale
o Savez-vous repérer les tâches dans lesquelles vous perdez le plus de temps ?
o Quelle est/sont votre/vos méthode(s) d'organisation ?
o Réussissez vous à gérer, ou non, vos temps de communication ?
o Quelles sont vos priorités ?
o Respectez vous les échéances que vous vous êtes fixées dans le temps imparti ?
Ensuite, 5 actions clé à garder en tête :
o Faire votre brainstorming
o Anticiper
o Hiérarchiser
o Planifier
o Contrôler
Enfin, différenciez les notions «urgent» et «important».
Brian Tracy[2] utilise l’image de la grenouille en expliquant qu’avaler une grenouille est, selon lui, la pire chose que l’on puisse faire et même nous arriver. Ainsi, si l’on considère que les grenouilles sont les tâches cruciales quotidiennes, alors avaler la grenouille en commençant sa journée permettrait de rendre celles suivantes beaucoup plus agréables.
Si vous en voulez encore, sachez que de nombreuses prestations existent sur cette thématique ; coaching, formations, e-learning… Attention néanmoins aux formules « clés en main » que nous ne conseillons pas forcément.
Parce que chaque entreprise a une stratégie sur-mesure et la solution doit être du cousu main.
– Quelques méthodes de management de projet :
Plus concrètement, ici il s’agira d’énoncer quelques méthodes, connues pour certaines, extravagantes pour d’autres, à user lors d’un travail collaboratif, en équipe, ou encore, en solitaire. Adoptez les bons réflexes :
1) Identifiez et quantifiez les tâches du projet :
Optez pour le diagramme de Gantt, il vous permettra de planifier dans le temps l’avancée des tâches de votre projet, en :
– déterminant les dates de réalisation,
– identifiant les marges existantes correspondantes à certaines tâches,
– visualisant les retards et/ou avancées des tâches.
Exemple[3] :
En abscisse : les unités de temps ; jours, semaines, mois.
En ordonnée : les différentes tâches et/ou ressources de travail.
2) Définissez les priorités dans l’accomplissement des tâches :
Respectez la loi de Paretto. Cette approche s’avère sensiblement similaire à celle de l’image de la grenouille dressée précédemment. Ainsi, commencez toujours par les tâches les plus longues et celles urgentes, avant de passer aux autres. En effet, si l’on se fie à l’application de cette loi alors « 80% des tâches pourraient êtres réalisés en 20% du temps »[4].
3) Bien gérer le temps dédié à chacune des tâches :
Pour finir, nous évoquerons succinctement deux méthodes de plus en plus populaires.
A vous de jouez … pardon … de travailler !
La méthode Pomodoro est une technique vous permettant d’aller au bout de votre « To Do List » , se consacrant qu’à une seule et unique tâche à la fois, afin d’éviter d’être trop dispersé par diverses sollicitations extérieures.
Le principe est de découper chaque tâche en séquence de 25min, appelée aussi Pomodoro. Les séquences sont indivisibles. Autrement dit, on ne travaille que 25min, pas plus, ni moins et l’on fait des petites pauses de 3/4 min, entre chaque Pomodoro (= séquence de 25min). Vous suivez toujours ?
Si vous souhaitez vous y mettre, munissez vous d’un crayon, d’une feuille et d’un minuteur et c’est parti : http://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdf
Enfin, la discipline Getting Things Done (GTD) est aussi très courante dans le domaine du management. Elle s’affiche comme « l’art de la productivité sans stress ». Pour en savoir plus : http://fr.wikipedia.org/wiki/GTD
> Web 2.0 … La solution pour améliorer votre efficacité commerciale
– Des outils 2.0 OUI ! Mais pour QUOI ?
Afin que vous ne vous mélangiez pas les pinceaux parmi tous les logiciels et applications existants, nous avons recensé une liste d’outils, certes exhaustive, mais dont leurs usages vous feront gagner du temps (et peut-être, qui sait, de l’argent !).
La plupart ont des fonctions similaires et probablement des fonctions cachées, que notre équipe aurait oubliée de vous communiquer.
Néanmoins, l’objectif est de pointer du doigt le choix insensé d’outils fonctionnels qui faciliteront vos tâches professionnelles, même personnelles, et ce durant votre quotidien.
Une chose est sûre : cette sélection réalisée par nos soins ne comprend que des outils qualitatifs !
– Optimiser votre bureautique et l’agrégation vos flux :
Google Apps : Permet de partager vos documents et de faire du travail collaboratif : stockage dans le « Cloud » des auteurs, des révisions, des modifications et des date. http://www.google.com/apps/intl/fr/business/
i-Google : Tout simplement, il vous propose de personnaliser votre page d’accueil Google. Ajoutez à celle-ci vos flux d’informations, ves actualités, vos photos, des bulletins météo et plein d'autres contenus récupérés sur le net. http://www.google.fr/ig
Netvibes : idem que i-Google ; vous permet de créer sa page personnalisée en compilant toutes les informations que vous avez choisi en ligne.
« Le favori » de la rédaction : i-Google
– Rechercher, organiser et partager l’information :
Google Reader : Il rassemble tout en un lieu sur la toile et vous permet de suivre les news de vos sites web favoris.
http://www.google.com/reader/view/
RockMelt : Considéré par certains comme l’un des « browsers les plus puissants », il permet de centraliser vos flux et vos réseaux sociaux … au sein de votre navigateur. Bien pratique pour les « méga surfeurs », il regroupe le tout au sein d’une interface visuelle très ergonomique sur le coeur de Chrome.
A vous lecture et partage sur le web social en un clic : http://www.rockmelt.com/
Pulse : Quelques fonctions sont similaires à celles de RockMelt. Pulse vous permet de réunir en une seule application l’ensemble de vos journaux et votre web social sous la forme d’une mosaïque très interactive : http://www.pulse.me/
« Les favoris » de la rédaction : RockMelt suivi de près par Pulse
– Échanger avec les réseaux sociaux :
LinkedIn : Véritable réseau social professionnel, il a surtout l’avantage d’être porté sur l’international, comparé à ses cousins, notamment Viadeo.
Linkedin vous permet de gérer votre communauté, de trouver des contacts qualifiés pour votre business et aussi de recruter ou chercher un emploi : http://www.linkedin.com/home
Facebook : On ne le présente plus, Facebook est devenu « The Place To Be » pour s’aventurer et entretenir sa longévité dans le web 2.0 : https://www.facebook.com/login.php
De nombreux utilisateurs commencent à moins l’utiliser, voire le quitter, car on y trouve vraiment le meilleur et le pire.
Twitter : Autre outil incontournable, Twitter s’apparente à la fois à un outil de micro-blogging et à un flux d’information en temps réel. Il bénéficie d’un écosystème inventif et « d’un engagement social » plus que probant : https://twitter.com/
Viadeo : Acteur français, il est un excellent réseau social professionnel surtout axé sur la France. Au même titre que son concurrent Linkedin, il permet de créer et animer une communauté, de se créer un réseau de contacts et de chercher du travail par ce biais. Enfin et surtout, il vous aide à développer votre business, par le biais de prospects et contacts qualifiés : http://www.viadeo.com/
Pinterest : C’est le réseau social montant depuis quelques semaines. Il vous offre la possibilité de partager votre centres d’intérêt en photo. Alors un petit conseil, arrêtez de tout montrer sur Facebook ! http://pinterest.com/
Xing : Reposant sur le principe de vos « connexions », Xing structure votre réseau professionnel en trois niveaux, plus ou moins directs en fonction des personnes que vous connaissez. Xing est très populaire en Allemagne, Autriche et Suisse :
Doomiz : Relativement récent, Doomiz est se positionne sur le marché du professionnel. Quel est son axe de différenciation ? Doomiz est une véritable plateforme sociale B2B : http://www.doomiz.com/network/
Entrepreneur.fr : Tout frais, tout neuf ! Sorti en Mars 2012, il s’agit vraiment d’une plateforme communautaire pour les dirigeants.
C’est le premier réseau social, qui organise des ventes privées exclusivement réservé aux dirigeants d'entreprises. Il vous permet de faire des bonnes affaires et de trouver des prospects : http://www.entrepreneur.fr/
Fedae : Avec bientôt 35.000 inscrits sur le million d’auto-entrepreneurs recensés, cette plateforme sociale est aussi une fédération, qui défend le statut de l’auto-entrepreneur. La Fedae regroupe des services, des experts, une place de marché, un réseau social, un grand concours et un média : http://www.federation-auto-entrepreneur.fr/
Profils auto-entrepreneur : D’envergure internationale, c’est un portail collaboratif dédié à l’auto-entrepreneur permettant la mise en relation. Surtout, il propose des offres de missions, évènements et annonces en temps réel.
http://www.profils-auto-entrepreneurs.com/
« Les favoris » de la rédaction : Linkedin & Entrepreneur.fr
– Pour gérer ses comptes sociaux, publier et analyser en « un clic » :
Sprout Social : Mieux gérer son e-réputation est désormais chose facile avec ce nouvel outil. Il permet de publier, animer, analyser et interagir en temps réel avec vos membres. Un outil très performant et très ergonomique, mais PAYANT : http://sproutsocial.com/
SocialBro : Comparable au précédent, SocialBro est un outil encore plus abouti et d’une qualité irréprochable. Il vous permettra d’animer, de gérer, de suivre vos « followers », de surveiller vos concurrents, d’analyser les comportements de chacun pour tirer le meilleur profit de votre communauté sociale.
Sa force : vous préconiser quand publier pour « un meilleur engagement social». Sa faiblesse : il ne gère que les comptes Twitter : http://www.socialbro.com/
Socialflow : Un outil aussi complet que SocialBro et qui possède les mêmes fonctionnalités. Un seul regret, il s’agit de son prix qui est prohibitif : http://www.socialflow.com/
Hootsuite : Sans conteste l’un des leaders ! Pour un coût modique, Hootsuite vous permet de publier, gérer vos comptes sociaux, d’analyser et de tirer profit de votre communauté. Disponible sur différents formats (comme tous), vous avez la possibilité de gérer Twitter, Facebook, Linkedin… Son plus produit : ses fonctionnalités d’automatisation et de planification : http://hootsuite.com/
TweetDeck : Avec une interface plus élégante que son concurrent Hootsuite, TweetDeck propose les mêmes fonctionnalités : publier, partager, interagir et analyser. Il intègre les réseaux Twitter, Facebook et Linkedin. Racheté par Twitter, il est également disponibles sous différents formats : http://www.tweetdeck.com/
« Les favoris » de la rédaction : SocialBro & Hootsuite
– Curation et partage de contenus :
Paper.li : Cet outil de curation est « votre rédacteur en chef ». Il vous permet de choisir des contenus intéressants, de les mettre en forme comme un journal et de les partager avec votre communauté. C’est un outil qui permet de créer votre propre revue de presse sur la toile : http://paper.li/
Scoop.it! : Cet outil a sensiblement les mêmes fonctionnalités que Paper.li. Ses avantages sont un design plus soigné et une ergonomie très sympa : http://www.scoop.it/
« Le favori » de la rédaction : Scoopit!
– Stocker, Publier et Partager vos ressources :
Diigo : Outil de bookmarking, qui permet de stocker, organiser, partager et travailler sur vos pages web préférées ou sites favoris : http://www.diigo.com/
Slideshare : Plateforme hébergeant tout type de documents afin de les diffuser et de les faire partager au plus grand nombre. Son atout est surtout sa capacité à booster votre référencement : http://www.slideshare.net/
Flickr : Avec plus de 6 milliards de photos hébergées, Flickr est (comme Picasa) un outil incontournable pour le partage de vos contenus audio-visuels :
Youtube : Intégré au groupe Google, YouTube n’a plus besoin d’être présenté . Sa nouvelle interface fait le bonheur des « accrocs » : http://www.youtube.com/?gl=FR&hl=fr
Ustream Tv : Plus complet et mieux organisé que YouTube, c’est une plateforme de streaming pour tous les goûts.
Ustream comprend un bouquet de grande qualité. Sa distinction vis à vis de d’autres sites tels que Youtube, Viméo et Dailymotion, c’est l’interactivité et la non-restriction de taille : http://www.ustream.tv/
« Les favoris » de la rédaction : Slideshare et… YouTube à cause de sa puissance!
– Envoyer des fichiers volumineux :
You Send It : Services de stockage (gratuits et payants) qui permet de joindre à des mails, par exemple, des fichiers trop volumineux pour être placés en PJ : https://www.yousendit.com/
We transfer : Jusqu’à 2 Gb de données à envoyer ? Alors choisissez We transfer. Gratuit, il a également l’avantage d’envoyer beaucoup moins de spam que « You Send It » : https://www.wetransfer.com/
« Le favori » de la rédaction : We transfer
– Les outils utiles et non futiles :
> Créer vos évènements
Doodle : Connecté à votre calendrier, il permet d’organiser des réunions ou déjeuners, lancer des invitations et confirmer. Sondez, sollicitez vos participants, puis planifier vos réunions et/ou évènements : http://www.doodle.com/?locale=fr
Amiando : Pionnier en Europe, il permet d’organiser des réunions et de permettre l’inscription en ligne. Intégré aux réseaux sociaux, Amiando vous permet de lancer des campagnes d’évènements payants et de gérer les inscriptions en temps réel : http://www.amiando.com/features.html
> Penser à tout !
Remember the milk : « N’oubliez plus jamais le lait et quoi que ce soit d’autre », tel est le slogan de ce logiciel « pense bête » pour vous. Il permet de gérer vos tâches et actions. Un grand allié de la rédaction car, nous sommes très très occupés 🙂
http://www.rememberthemilk.com/?hl=fr
> Restons en contact !
Skype : Qui ne le connait pas ? Outil de téléphonie et visio-conférence par internet (VoIP), Skype a été racheté par Microsoft et intègre désormais Facebook. A quand l’interfaçage avec Linkedin et Twitter ? http://www.skype.com/intl/fr/home/
Linkout : Produit britannique et membre de la Startup Mafia (http://startupmafia.org/
), il s’interconnecte avec Linkedin et organise des rencontres en réel pour « un déjeuner ou un café networking » selon vos préférences : http://linkoutapp.com/
LunchMeet : Intégré à Linkedin, LunchMeet permet de dynamiser votre réseau organisant « des déjeuners networking » sur le même principe que Linkout http://lunchmeetapp.com/
> Client Twitter
Echofon : Ils sont nombreux les clients Twitter, du « plus pourri au plus abouti ». Faire la liste n’apporterait rien au lecteur que vous êtes. La rédaction utilise Echofon depuis de nombreuses années : pourquoi ? Stabilité, simplicité, fiabilité et ergonomie : http://www.echofon.com/
> Pour votre réputation en ligne…
Postling : L’outil permet de gérer ses flux sur les réseaux sociaux à la manière d’une boite e-mail avec un dossier «envoyés» et «reçus». Interfacé avec tous les réseaux sociaux et WordPress, c’est « un couteau suisse » pour toute TPE ou PME qui désire prendre son e-réputation en main : https://www.postling.com/
« Les 3 favoris » de la rédaction : Skype, Linkout (attention aux dépenses) et Echofon
> Améliorer votre efficacité commerciale 2.0
Certes, notre listing n’a pas le mérite d’éclairer en profondeur les utilisations de ces outils, mais il convient à vous seuls de choisir ceux qui apporteront une réelle valeur ajoutée à votre action commerciale, à vos usages et à votre confort… donc votre efficacité !
Cependant, méfiez vous !
On peut rapidement se disperser si l’on tente de prendre un virage radical vers les NTIC. Il n’empêche que les conséquences liées à l’usage de ces outils révolutionnent nos modes de travail et transforment même notre petite entreprise en « boite 2.0 »
Pour aller plus loin dans cette thématique, l’équipe de Business Booster vous recommande la lecture de Le nouveau management de l’information, 2009, ouvrage de Christophe Deschamps, collection : Entreprendre, édition : FYP Edition.
Extraits : http://www.scribd.com/doc/22053214/Le-nouveau-management-de-l-information-La-gestion-des-connaissances-au-coeur-de-l-entreprise-2-0
[1] Cadroscope : enquête périodique réalisée par L’Agence Pour l’Emploi (APEC).
[2] Ouvrage : Eat that frog! 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time. Brian Tracy, 2008, Collection Broché.
[3] Illustration du diagramme de Gantt: http://www.lepissier.org/Antlia/Cours/TIC/GanttProject/Essai.jpg
