Par Laurent Dureau (contributeur) – Impulseur Booster en Capital Humain
Il est vrai qu’un bureau propre et dégagé semble être hors d’atteinte pour
beaucoup d’entre-nous. Du rangement à la va-vite de fin de semaine à
comment s’y retrouver le lundi matin dans la pagaille des piles vite
rangées dans les placards et les tiroirs, il y a comme une frustration face à cet envahissement inéluctable.
Les chantres de la qualité pourraient s’inspirer de la méthode des
5S mais ce qui est applicable à un atelier l’est beaucoup moins pour
son bureau. La nature du rangement n’est pas tout-à-fait la même.
Ranger
des outils et des procédures, c’est largement faisable mais qu’en
est-il pour celui qui travaille dans un mixte d’informations sur papier
et sur informatique. Au moins, l’avantage de l’informatique est que
personne n’y voit rien mais combien de fois avons-nous hurler de ne pas
retrouver un fichier capital.
Merci aux google desktop, exalead and Co car le petit toutou de
Microsoft XP est absolument nul sous toutes les coutures. S’il n’y
avait que lui, on aurait quelques années de moins à notre compteur de
vie tant on aurait stressé.
Dans un précédent article sur la "cartographie sémantique", on peut comprendre que l‘infobésité rend difficile l’application des 5S à l’informatique.
L’idéal serait que périodiquement il faudrait réétudier notre mode de
classification or le temps nous manque et l’info, comme les mauvaises
herbes, continue d’affluer.
Selon chacun et sa manière de classifier, il est délicat de préconiser une méthode de rangement mais ce qui est sûr c’est qu’un bureau "allégé" est beaucoup plus agréable pour bosser correctement.
De ce fait, je me force à ranger mon bureau tous les jours et en fin de journée afin de pouvoir m’étaler le lendemain avec les dossiers du jour en accord avec ma to-do-list.
Et puis pour plus d’efficacité, je ne clôture pas ma journée sans avoir fait ma to-do-list pour le lendemain
sous peine d’être complètement déboussolé le lendemain et avec, en
prime, le sentiment d’avoir rien fait. Je fait ma to-do-list sur une
feuille de papier (une pour chaque jour) afin de la mettre au panier en
fin de journée.
C’est une façon pour moi de dire "j’ai fait mon job aujourd’hui" et
ce qui est fait n’est plus à faire. Cet acte, aussi bête soit-il en
apparence, me permet de garder confiance en mes capacités devant la
tonne de choses à faire.
Depuis belle lurette, j’ai abandonné les to-do-list informatique
du style outlook car quand vous voyez la même tâche pendant des jours
voire des semaines, c’est absolument déprimant. Et de plus la liste
s’enfle irrémédiablement au fil du temps alors exit…
De plus, l’autre facteur est qu’ainsi je me m’oblige pas à faire des
choses qui se révèleront inutiles ou obsolètes. A chaque jour sa peine
tout en sachant que chaque jour vous rapproche de l’objectif que vous
vous êtes fixé.
Ayant généralement mon paquet de feuille to-do-list pour la semaine dans une poche plastique
à portée de main, je peux noter à n’importe quel moment ce qui me vient
par la tête. De ce fait, aucun oubli préjudiciable vient troubler mon
ardeur au travail.
Pour les projets plus lourds, j’ai une autre feuille intitulé "A
faire" que j’aborde au fur et à mesure du temps disponible que je
dégage tous les jours. C’est incroyable de voir combien nous nous enterrons nous-mêmes sous de tonnes de travail qui seront au final inutiles.
Fort de cette méthode, je range les dossiers papiers en conséquence à des endroits appropriés tout en sachant que j’ai une bannette dépotoir en attente de rangement pour tous les autres papiers qui viennent au fil de l’eau.
Quand au classement informatique, j’oscille entre les répertoires thématiques et les répertoires dossiers. En mettant des entêtes de répertoire sous forme de lettre et de chiffres,
je peux ainsi faire monter en tête de liste n’importe quel dossier dans
le répertoire racine. Une fois le dossier suffisamment "endormi", je
l’archive dans un autre répertoire où je ne vais que très rarement.
Enfin, j’ai décomposé mon écran informatique en différentes zones
où je range les icônes selon leur nature et les dossiers en cours.
Comme cela d’un seul coup d’oeil, je sais où il faut aller cliquer. Ce sont tous des raccourcis et jamais des liens directs comme cela si je perds mon "bureau (merci Windows) vous ne perdez pas vos fichiers.
En maintenant une certaine discipline, mon bureau physique est
dégagé de ce qui s’empile et mon bureau virtuel est accessible et sans
fioritures.
N’est-ce pas qu’il est bon d’arriver chaque matin sur un bureau
"dégagé" avec une to-do-list acceptable. Et si je reçois une personne
dans mon bureau, il me faut moins d’une minute pour déblayer mon espace de travail.
J’ai appris qu’un bon dirigeant se doit d’abord d’être bien organisé
sous peine de crouler sous la charge. De plus, vos visiteurs où vos employés seront impressionnés par vos capacités de concentration et d’abattage du "boulot" dans cet espace assez zen.
Savoir où sont les
choses, savoir où on en est et savoir ce que l’on a à faire est
suffisant pour abattre comme un bûcheron ces innombrables tâches du
quotidien.
Garder sa bonne humeur et son allant nécessite d’avoir un bureau
propre et bien rangé. Alors n’hésitez pas à acheter quelques armoires
supplémentaires car c’est un investissement ridicule par rapport aux
gains observés.
