Par Céline Lieffroy (chroniqueur exclusif) – La Compagnie des Télémates, entreprise de télésecrétariat
C’est alors que j’étais en poste,
en tant que secrétaire unique dans une PME, que j’ai pu me rendre compte de la
difficulté pour ces entreprises de s’adapter
à la charge de travail administratif. La secrétaire unique, bien que (très)
polyvalente, ne peut pas toujours assurer de manière sereine les hausses
d’activité prévues ou non.
Un dossier urgent à remettre à
l’avocat de la société et la facturation prend du retard ! Le bilan
comptable de fin d’année s’approchant, les devis ne sont plus envoyés à
temps ! Le traitement des commandes qui suivent le salon annuel de la
profession et la prospection n’est plus assurée !
C’est en me renseignant sur le
net pour me trouver une aide externalisée que je suis tombée sur la profession de secrétaire indépendante
ou télésecrétaire. Il est vrai que
nous aurions pu avoir recours à l’intérim ou à un CDD de surcroît d’activité,
mais ce qui m’apparaissait alors comme un avantage incontestable était le fait
de pouvoir « perdre du temps » à former cette personne afin qu’elle
revienne de temps à temps quand nous en aurions le plus besoin ; la
signature d’un devis et la facture suffisent pour formaliser cette prestation.
Un autre monde s’ouvrait à
moi ! C’est ainsi que j’ai découvert cette profession que je ne
connaissais pas, ainsi que d’autres publics et notamment ces entrepreneurs qui
n’ont pas de place matérielle pour engager une assistante sur place, chez eux.
Il m’a fallu quelques mois pour
bien me renseigner sur cette activité assez nouvelle en fin de compte. Il
existe même des réseaux de
télésecrétaires indépendantes comme celui fondé, il y a déjà quelques
années par Nathalie Crépin. Son forum est une mine
d’information pour celles et ceux qui souhaitent se lancer dans cette voie.
Un simple questionnaire réalisé
sous Word m’a permis de sonder les professionnels sur les potentialités
d’externaliser une partie de leurs tâches administratives. Les retours de ce questionnaire
ont été une vraie source d’information. Beaucoup
m’ont encouragée, m’ont envoyé des compliments et engagé à les solliciter dès
mon installation ; j’ai même été directement recontactée par certains
d’entre eux pour leur proposer mes services dès maintenant !
Je reste prudente relativement à
ces intentions exprimées, mais les retours de questionnaires donnent des pistes
intéressantes en terme de freins et de
motivations des clients potentiels. Les motivations exprimées sont très
claires : plus d’efficacité dans la gestion administrative de leur
entreprise = plus de disponibilité pour leurs clients ; les professionnels
recherchent ensuite de la simplicité et de la flexibilité dans une relation de
confiance dans la longue durée. Les expressions « à la carte »,
« sur-mesure » reviennent très souvent. Les freins relèvent plus du
« Comment ? », la mise en place de cette organisation à
distance, et la question de la confidentialité des informations fournies.
