Ce qu’il faut retenir de MyPeopleDoc
- L’interface est pratique, disponible sur ordinateur et mobile.
- Les données personnelles sont sécurisées et la plateforme respecte le RGPD.
- La connexion est simplifiée puisque vous devez utiliser l’invitation envoyée par l’entreprise.
MyPeopleDoc est une plateforme dédiée à la gestion documentaire RH. Elle a vu le jour en 2008 et elle est utilisée par près de 4 millions d’employés, dont peut-être vous. Ce coffre-fort numérique est sécurisé et surtout destiné à stocker, classer et gérer les documents administratifs qui sont liés à la vie professionnelle.
De grandes entreprises ont succombé puisque Canal+, Bouygues Telecom ou encore Renault Trucks ont décidé de l’intégrer, car il facilite la communication ainsi que la gestion interne. MyPeopleDoc a tendance à remplacer la gestion du papier tout en améliorant la traçabilité et la conformité RH.
Pourquoi MyPeopleDoc est-il plus fiable qu’un simple email ?
Il est important de préciser qu’un email ne constitue pas une preuve légale puisqu’il ne garantit pas l’authenticité ou encore la date et l’identité réelle de l’expéditeur. MyPeopleDoc propose un système d’envoi horodaté, traçable et certifié opposable juridiquement.
- Les documents sont cryptés, signés et stockés sur différents serveurs conformes à la réglementation.
- Le service respecte bien sûr le RGPD et il confie l’archivage légal à Arkhinéo (Caisse des dépôts), c’est clairement une référence dans ce secteur.
- Pour les entreprises, c’est un point important, car un document déposé dans MyPeopleDoc à valeur probante en cas de contrôle ou d’un litige.
Comment créer facilement un compte MyPeopleDoc ?
Le salarié n’a pas besoin de créer un compte puisque l’entreprise envoie une invitation dès l’embauche ou lors du déploiement du service.
- Allez sur le site MyPeopleDoc et cliquez sur Inscription.
- Sélectionnez Demander une invitation si vous n’avez pas encore reçu le lien d’activation.
- Cliquez ensuite sur le lien et créez un mot de passe robuste en utilisant les symboles.
- Activez votre coffre-fort numérique.
Dès que vous êtes connecté, vous aurez accès à des bulletins de paie, des contrats, à l’archivage des documents administratifs et vous pourrez même ajouter vos propres fichiers.
Quelles sont les fonctionnalités de MyPeopleDoc ?
Le stockage sécurisé et un archivage longue durée
- Il est prévu 10 Go de stockage par utilisateur.
- Il y a la conservation légale de certains documents pendant 50 ans (selon la catégorie).
- La Taille max des fichiers est fixée à 250 Mo.
- La suppression définitive est impossible sans vider la corbeille (c’est une sécurité anti-erreur).
La centralisation de tous les documents RH
- Vous retrouvez vos bulletins de paie, vos contrats, vos attestations ainsi que vos certificats de travail et les divers justificatifs.
- Il est possible pour les salariés multi-employeurs de centraliser leurs documents dans un seul coffre-fort.
L’envoi sécurisé des documents aux tiers
- MyPeopleDoc prévoit le partage sécurisé à un organisme ou à un service administratif.
- Vous avez la traçabilité des partages avec les destinataires et les dates.
Un classement automatique
La plateforme est très simple à utiliser puisqu’elle détecte le type de document. Le rangement est alors intelligent par catégorie RH, ce qui promet un sérieux gain de temps.
Un historique des actions
Vous accédez à un journal complet avec les téléchargements, les connexions ainsi que les ajouts et les partages. Il permet de vérifier les accès et d’éviter les intrusions.
La notification automatique
Dès qu’un nouveau document est déposé, vous recevez un email, ce qui est particulièrement pratique.
Une signature électronique
Vous profitez d’une signature eIDAS, elle permet de valider un document RH à distance.
L’accès avec le mobile
MyPeopleDoc peut être utilisé sur un ordinateur, un smartphone ou encore une tablette qu’elle soit sous iOS ou Android. L’interface est même disponible dans plusieurs langues.
Quels sont les avantages de MyPleopleDoc pour les entreprises ?
Vous avez forcément une réduction des coûts administratifs puisque vous supprimez le papier et il y a moins d’envois postaux. De plus, le gain de temps est considérable. Il est inutile de distribuer les bulletins de paie manuellement.
La plateforme est conforme avec le RGPD et vous disposez d’une réelle facilité pour les audits, les contrôles de l’URSSAF ou les obligations légales. N’oubliez pas que MyPeopleDoc vous promet une amélioration de votre image de marque grâce à une démarche zéro papier. Vous pourrez mettre en avant votre responsabilité écologique.
Autre point important, la centralisation des documents grâce à une plateforme unique et accessible en permanence.
Les avantages pour les salariés
La plateforme est accessible 24 heures sur 24 pour tous les documents administratifs. Le rangement est automatique grâce aux catégories. Vous ne perdrez plus les documents importants. Ils sont même disponibles lorsque vous quittez la société.
Le système a été conçu pour que vous puissiez trouver rapidement vos contrats et vos fiches de paie. Les données personnelles sont bien sûr sécurisées à 100 %. Enfin, vous n’aurez plus besoin de conserver des documents papier chez vous, tout est disponible en quelques clics !
Comment MyPeopleDoc sécurise-t-elle vos données ?
Les informations sont hébergées en France via des serveurs certifiés ISO 27001. L’archivage est effectué par la Caisse des Dépôts et vous avez un chiffrement des données en transit et en stockage.
L’authentification à double facteur est à envisager. Il est important de préciser que vous n’avez aucune exploitation commerciale des données. Elles ne seront donc pas vendues à des services.
Quelles sont les limites de MyPeopleDoc ?
- Certaines mises à jour peuvent modifier l’interface et déstabiliser les salariés.
- Il y a une certaine dépendance au fonctionnement de la plateforme. Dès qu’il y a une maintenance, l’accès est suspendu.
- Le stockage est limité à 10 G. Il faudra bien réaliser en audit en amont pour savoir si cela est suffisant.
- Les documents de plus de 250 Mo ne sont pas acceptés.
Il y a aussi des points positifs puisque les salariés soulignent généralement la simplicité d’utilisation, la sécurité ainsi que le gain de temps. Beaucoup ont tendance à préciser que MyPeopleDoc permet de retrouver facilement des documents perdus.
La plateforme est désormais le pilier de la digitalisation RH grâce à un coffre-fort sécurisé, il serait dommage de ne pas le tester !
