Par Frédéric Canevet (contributeur) – Chef de Produits
De plus en plus il devient nécessaire de faire une présentation pour vendre ses produits, voire ses projets en interne.
Powerpoint, le vidéo projecteur et votre PC deviennent alors vos meilleurs amis. Pourtant faire une présentation orale ne s’improvise pas, et c’est souvent en pratiquant ou en répétant que l’on améliore véritable.
Pour vous éviter ce long et parfois douloureux apprentissage, j’ai résumé dans cet article 17 conseils incontournables pour réussir une présentation powerpoint, les 11 erreurs les plus courantes effectuées lors des présentations powerpoint, et en bonus comment faire de bonnes ePrésentations.
17 Conseils pour réussir une présentation
Voici 17 conseils qui vous permettront de réussir à coup sûr vos présentations orales, aussi bien au niveau de la forme de vos présentations que sur les attitudes et postures à proscrire. Vous verrez également les erreurs à ne pas commettre et comment les éviter.
Conseil marketing 1 : Commencez par rappeler l’agenda de la présentation et ce qu’il va être dit.
Lors
de cette partie vous devez annoncer la couleur: le but de cette
présentation, le déroulé, quand les auditeurs pourront poser leurs
questions…
C’est indispensable afin d’éviter tout malentendu ou de
se voir entendre à la fin que les gens voulaient voir tout autre chose
ou approfondir un sujet en particulier…
Conseil marketing 2 : Définissez 2 ou 3 messages maximum à faire passer dans toute la présentation.
C’est
souvent une des raisons de l’échec d’une présentation: vouloir faire
passer trop de messages… Pourtant il faut savoir que moins vous mettrez
de messages plus il seront compris et assimilés. Pour éviter ce
problème définissez AVANT de faire votre présentation quel est le ou
les messages essentiels à faire passer.
Une fois ces 2 ou 3 messages
défini vous devrez marteler ces idées au cours de la présentation, et
surtout sur le slide de conclusion. Ce slide de conclusion devra
reprendre tout ce qu’il faut retenir. S’il n’y a qu’un slide à
travailler c’est le slide de conclusion car c’est sur cette idée que
vos interlocuteurs vont rester.
Conseil marketing 3 : Répétez en condition réelle ou devant des collègues. Le meilleur moyen de corriger ses erreurs c’est de répéter sa présentation devant ses collègues, ou mieux de se filmer.
L’idéal
est de faire sa présentation devant une personne qui ne connaît rien au
sujet afin de s’assurer que la présentation et le langage utilisé est
compréhensible par tous.
Conseil marketing 4 : Servez vous du powerpoint pour illustrer votre discours et pas l’inverse.
C’est
l’erreur la plus courante: lire son powerpoint et dérouler son discours
à partir de son support. Or c’est exactement l’inverse: vous devez
connaître vos slides "par cœur" et vous appuyer sur elles pour faire
avancer le discours.
Pour cela il faut:
–
Ecrire de A à Z son discours avec toutes les phrases que vous allez
dire. Le but n’est PAS d’apprendre par cœur son discours (cela serait
une grosse erreur !), mais de savoir exactement ce que vous allez dire.
En effet si vous n’écrivez pas la trame complète de votre discours vous
n’aurez pas une vision exhaustive de ce que vous allez dire (nb: vous
devrez relire ce texte 3 ou 4 fois maximum pour être capable de vous en
inspirer sans faire du par cœur).
Dans ce texte vous devez
trouver des transitions entre toutes les slides pour que l’enchaînement
se fasse le plus naturellement possible (évitez les "et dans la
prochaine slide nous verront…" qui fait vraiment très amateur).
Pour
simplifier la mise en forme le plus simple est de partir des slides
Powerpoint finalisées, puis de les exporter sous Word sous forme d’un
tableau à 2 colonnes (le slide + la partie texte). Pour cela utilisez
la fonction Envoyer vers Microsoft office Word disponible dans le menu
Fichier\ Envoyer vers \ Microsoft Office Word.
–
Synthétiser en quelques points clés les éléments essentiels à indiquer
par slides, ainsi que les 2 ou 3 idées fortes que vous voulez faire
passer afin de ne pas les oublier. Ce document doit tenir sur une
feuille A4 pliée en 4 (recto+verso) afin que vous puissiez
éventuellement la tenir à la main lors de la présentation (nb: écrivez
au stylo à bille et pas au style à encre ou au crayon gris, si vous
tenez vos fiches à la main l’encre déteindra avec la transpiration…).
Conseil marketing 5 : Ecrivez le moins possible sur vos slides powerpoint !
Un
powerpoint avec des phrase complètes écrites en police 14 ou avec des
tableaux Excel est le signe d’une présentation faite par un amateur: il
faut écrire le moins possible de texte et mettre le moins possible de
graphiques. Pour évitez
cela, une fois que vous avez fait votre powerpoint, relisez-le et dites
si votre texte est encore compréhensible si vous vous supprimer une
phrase ou un mot.
N’oubliez pas que je jour de la présentation vous
serez là pour illustrer vos écrits, donc il ne faut pas que vos
auditeurs aient à lire des phrases sur le powerpoint et à vous écouter
en même temps. Le powerpoint doit juste poser des balises et des mots
clés à votre discours.
Pour
les graphiques, il faut tout simplement supprimer les tableaux Excel
trop compliqués à illustrer et préférer citer des chiffres clés, voire
faire un graphique (camembert, courbes…), que vous illustrez à l’oral
en martelant les idées clées.
Conseil marketing 6 : Minutez votre intervention pour ne pas faire trop court ou trop long…
Avant
votre intervention calculez le temps nécessaire pour votre
présentation: si vous annoncez 1 heure, tenez 1 heure à plus ou moins
10% près…
Pour cela vous devrez au départ faire un "filage" pour
calculer le temps disponible, et sur ce timing réduisez le temps d’au
moins 10%. En effet naturellement lors d’une "vrai" présentation nous
avons tendance à parler plus vite ou à oublier certaines parties, donc
prévoyez toujours un peu plus long que prévu.
Un
autre raison qui fait que vous irez plus vite, c’est qu’à force de
répéter tout le temps la même présentation (ex: lors d’un Tour de
France) on connaît par cœur son discours et donc on a tendance à aller
de plus en plus vite et à oublier les détails…
Pour éviter ce
problème n’oubliez pas que vos interlocuteurs eux écoutent pour la
première fois votre discours et donc que vous devez rester pédagogue. Néanmoins
pour éviter que votre présentation dure plus longtemps que prévu, le
mieux est de mettre sa montrer sur sa table ou son pupitre pour
calculer le timing qui vous reste, quitte à passer plus rapidement sur
certains sujets pour vous concentrer sur vos idées majeures.
Conseil marketing 7 : Créez un contact visuel avec votre auditoire.
Faire
une présentation à 5, 10, 20, 50, 100… personnes est un exercice qui
n’est pas facile. Pour vous aider à faire votre présentation, demandez
à un ou deux de vos collègues de se placer dans la salle (et pas que au
premier rang !) pour qu’ils soient vos points de repère amicaux.
En
plus de cela repérez quelques visages souriants dans la salle (il y en
a toujours !) qui seront vos points de repère visuels. A l’idéal il
faut prendre 4 points de repère:2 dans les premiers rangs à gauche et à
droite, et 2 dans les derniers rangs.
Tout au long de votre discours
n’oubliez pas de balayer la salle de votre regard pour ne pas vous
concentrer que les quelques visages amicaux (les autres auditeurs
penseront que vous faites un discours rien que pour eux !!).
Conseils marketing 8 : Personnalisez vos présentations selon vos interlocuteurs et le contexte…
Le
succès d’une présentation tient parfois à quelques détails, comme la
personnalisation de la présentation. Voici quelques astuces qui
fonctionnent généralement bien: reprendre comme illustration une
actualité ou un reportage passé récemment à la TV (ex: Capital…),
personnaliser le powerpoint avec des informations régionales (photos de
la ville, exemple d’entreprises de la région…)…
Un
autre truc qui marche très bien c’est de discuter avec 2 ou 3 personnes
juste avant la présentation en discuter librement du sujet et en leur
demandant des avis, que vous reprendrez ensuite lors de votre
présentation en tant qu’exemple ("d’ailleurs tout à l’heure j’ai
discuté de cela avec Mr XXX de la société bidule, qui m’a confirmé
que…").
Conseil marketing 9 : Utilisez la gestuelle et l’expression de votre visage !
Il
est admis que 80% de la communication est non verbale: c’est-à-dire que
vos interlocuteurs analysent plus vos gestes, vos sourires, votre
position… que le sens de vos paroles aussi bonnes qu’elles soient. C’est pourquoi il est essentiel de bien d’avoir une attitude positive, ouverte, souriante…
Il faut donc regarder la foule, sourire, faire des gestes, aller vers la foule… A
éviter: les bras croisés, le doigt qui point une personne, croiser les
jambes assis, serrer les poings, mordiller ses lèvres, se gratter la
tête, tourner le dos au public, se réfugier en lisant son powerpoint,
secouer la tête pour en faisant non…
Le
petit truc c’est de toujours commencer son discours par un petit
sourire à l’attention de la salle et en les remerciant d’être là. Pour aller plus loin visitez les sites suivants:
http://www.linternaute.com/femmes/psychologie/0404gestes/3menteur.shtml
http://www.egostyle.fr/pages/pagesgestuelle/cadgestuelle.html
http://ctrop.free.fr/index.php?fic_c=pnl&rep_c=tout
http://www.journaldunet.com/management/0602/0602123gestes.shtml
Conseil marketing 10 : Respirez !
Il
faut absolument apprendre à respirer que cela soit avant ou pendant la
présentation. Cela veut dire prendre un ou deux bonnes inspiration
juste avant de commencer, mais également se donner le temps de respirer
lors de sa présentation.
N’oubliez pas que si pour vous un silence peut durer très longtemps, pour vos auditeurs cela passe très vite.
Donc
au contraire prenez votre temps pour respirer entre les phrases et les
slides, cela donnera plus d’impact à votre discours et implicitement
cela donnera un signal comme ils doivent vous écouter.
Il
faut en même temps faire passer un message via une modulation de sa
voix: savoir p-r-e-n-d-r-e s-o-n t-e-m-p-s… et laisser des blancs dans
votre discours pour laisser réfléchir l’auditoire.
Il ne faut pas hésiter à répéter et à marteler les idées fortes de son discours pour bien faire rentrer le message.
N’oubliez
pas qu’on pardonnera facilement à une personne qui a du mal à
s’exprimer pour des problèmes de timidité, de stress… mais qu’on ne
pardonne pas les personnes qui font des présentations inaudibles ou
incompréhensibles.
Conseil marketing 11 : Modulez votre voix !
Ce qui caractérise les bons présentateurs c’est de savoir faire des silences de savoir moduler leurs voix.
En
effet il n’y a rien de plus endormant qu’une voix monotone et
monocorde. Il faut donc varier les intonations tout au long de sa
présentation: mettre de l’enthousiasme, prendre le ton de
l’explication, faire du questionnement…
Il
s’agit presque de jouer la comédie, en préparant quelques "astuces" à
faire lors de la présentation: jeux de mots, faire semblant de se poser
une question et demander au public ce qu’ils en pensent, ajouter un
silence après une question ou un point clé, faire des répétitions de
termes pour marteler une idée, parler vite puis parler plus lentement…
Bien
entendu, il ne faut pas en abuser, mais cela permettra à vos
interlocuteurs de ne pas s’ennuyer et de rester à l’écoute de votre
présentation.
Conseils Marketing 12 : Utilisez un modèle de présentation Powerpoint personnalisé et cohérent.
Un
signe majeur d’amateurisme pour une présentation powerpoint, c’est de
ne pas avoir un modèle de présentation powerpoint à ses couleurs…
Pourtant c’est très simple de réaliser son modèle. Il suffit de prendre un logiciel de retouche d’image gratuit comme Picassa (compris dans le Google Pack ci-dessous) ou Photo Filtre, puis de :
– Créer une image vide avec un fond blanc d’une taille de 1024 x 768 pixels.
– Ajouter sur la gauche une bordure d’environ 10 à 15% de la fenêtre avec la couleur dominante de votre logo
– Ajouter en haut une barre toujours avec la couleur de votre logo d’environ 15 à 20% de la fenêtre. – Ajouter votre logo en bas à gauche ou en haut à droite.
– Au centre utilisez une couleur claire de votre logo, ou éclaircissez la couleur de la bordure nb: en alternative utilisez une bande de couleur différente à droite et à gauche, et laissez du blanc au centre.
Rajoutez en plus une page de garde avec la couleur majeure de votre logo sans les barres et le tour est joué ! Une
fois ce modèle établit mettez en place une cohérence entre la taille
des caractères (pas plus de 3 ou 4 tailles en tout), la police (1 type
de caractère, maximum 2), les puces (nb: utilisez les modèles évolués
en cliquant sur le bouton "Images " dans la boite de dialogue "Puces et
numéros" du menu Format\ Puces et numéros).
Conseils Marketing 13 : Restez neutre si vous n’avez pas la parole.
Lorsque plusieurs intervenants doivent prendre la parole, il arrive qu’ils soient placés sur une "scène" devant le public.
Or,
on assiste souvent à un relâchement total, voire des intervenants
baillant carrément pendant le discours des autres. Bien entendu, cela a
un impact très négatif sur l’ensemble de la conférence (voir partie sur
la communication non verbale).
Il faut donc que tous les
intervenants restent attentifs et n’hésitez pas à acquiescer aux dires
du présentateur afin de conforter le discours (pas cigarette, pas de
bars ou de jambes croisées…). Idéalement il faut que les intervenants
soient plutôt dans la salle au premier rang et qu’ils montent sur la
scène que lorsque c’est nécessaire.
Conseils Marketing 14 : Faites vivre votre présentation.
Rien
n’est plus pénible qu’un monologue… il faut donc faire vivre ses
présentations et rajouter une interactivité. Cette interactivité peut
passer par des questions que vous pouvez à votre auditoire ("Et parmi
vous qui fait…." , "actuellement vous faites comment…"…).
Bien
entendu il faut que les réponses fassent avancer le discours dans votre
sens, évitez donc de vous piéger vous-même en donnant un bâton pour
vous faire battre…
C’est
pourquoi le plus simple est de faire une interactivité entre deux
présentateurs: le premier fait la présentation, et le second
l’interrompt de temps en temps pour lui poser des questions que
poserait justement l’auditeur (ex: "Et si j’utilise ce produit, ça
marche aussi avec …", "Et si mois je suis XXXX c’est aussi valable…",
"Tu veux dire que… même pour…"…).
Bien
entendu cette questions étant préparée, l’autre présentateur peut
enchaîner sur le slide suivant ou proposer de le voir juste après…
Ce
truc est de loin le meilleur pour rendre dynamique une présentation et
balayer à l’avance les questions les plus courantes (à condition que
les interruptions ne soient pas trop régulières et qu’elles soient pas
trop "bêtes").
Conseils Marketing 15 : Offrez un résumé de votre powerpoint à vos auditeurs.
C’est
très difficile de prendre des notes et d’écouter en même temps. Pour
faciliter le travail de vos auditeurs offrez le powerpoint soit au
début de la présentation (mais dans ce cas vous risquez de les voir
feuilleter le document et casser votre effet de surprise), soit à la
fin de la présentation (mais dans ce cas il seront tentés de prendre
des notes quand même…).
Par
contre ne remettez pas de "pochette cadeaux" au début de la
présentation, mais indiquez qu’il recevront un cadeau à la fin de la
présentation. D’une part cela les poussera à rester jusqu’au bout, mais
surtout cela vous évitera de les voir farfouiller dans la pochette et
de jouer avec leurs cadeaux pendant votre présentation…
Nb:
remettre un "cadeau" (goodie, CD-rom, code de réduction…) à la fin de
la présentation est important, car cela permet à vos interlocuteurs de
partir avec un rappel physique de la présentation.
Conseils Marketing 16 : Terminez par une séance de questions / réponses.
Bien que cela soit traditionnel dans toutes les présentations, rendez cet exercice le plus agréable que possible.
Tout
d’abord introduisez cette séance avec un jeu de mot (maintenant c’est à
vous de parler, maintenant pourriez vous nous faire part de vos
réactions…) plutôt que d’annoncer "la traditionnelle séance de
questions réponses".
Attention
à ne pas faire durer trop longtemps une séance de question réponse:
au-delà des questions les plus générales (généralement cela dure une
dizaine de minute ou de 5 ou 6 questions), proposez ensuite de
continuer l’échange entre les participants autour d’un verre lors du
cocktail de clôture.
En effet systématiquement si le séance de
questions réponses dure trop longtemps vous aurez le droit à "la
question qui tue" où vous serez bloqué ou pour laquelle vous ne saurez
pas répondre (généralement les auditeurs sont assez polis pour poser
les "questions qui fâchent" en privé, mais si vous leur laissez
l’occasion de "vider leur sac"’ vous avez de fortes chances de
provoquer une fronde contre vous sur un détail, malgré une très bonne
présentation).
Conseil marketing 17: Evitez les problèmes stressants de dernière minute…
Toutes
les personnes qui font régulièrement des présentations font toujours en
sorte d’éviter les problèmes techniques de dernière minute qui peuvent
gâcher une présentation.
Il faut donc vérifier avant de partir faire sa présentation:
–
que le vidéo projecteur fonctionne bien avec le PC, et donc faire
attention aux problèmes de résolution (certains vieux vidéos
projecteurs ne fonctionnent qu’en 800×600 ou en 16M couleurs…), parfois
c’est le basculement du PC au vidéo projecteur qui ne fonctionne pas…
–
que la présentation powerpoint fonctionne bien sur un autre PC que le
sien: les polices doivent être les mêmes, la résolution doit être
identique (souvent un portable ou un vidéo projecteur ne fonctionnent
qu’en 800×600 ce qui décale les textes), que les liens vers des vidéos
fonctionnent et que les codecs vidéos sont bien installés…
– qu’il ne manque pas de de câble, que la prise du PC portable n’est pas abîmée, que la lampe du vidéo projecteur fonctionne…
– que la version de powerpoint est la même sur votre PC et le PC portable…
–
Préparer les photocopies du powerpoint au moins 30 minutes avant la
présentation pour éviter les problèmes de photocopies coincées, de
manque de papier ou de toner…
– … Bref
il faut réduire au maximum les facteurs de risque en testant son
matériel avant (soit le jour avant le déplacement pour éventuellement
faire face s’il faut aller acheter quelque chose à la dernière minute).
Conseil marketing 18: Anticipez les absences…
Lorsque
vous faites une présentation à plusieurs invités, attendez vous à un
taux d’absentéisme (le "no show) d’environ 40% (nb: ce chiffre varie
selon les professions, les villes…).
Donc n’oubliez pas de faire une
relance à J-7 par téléphone, une autre à J-1 par email (avec le plan de
l’endroit comme prétexte d’envoi) et à J par SMS ("A tout à l’heure au
…").
La relance
téléphonique des inscription est indispensable pour un bon taux de
présence: si vous n’argumentez pas sur l’intérêt de venir à la
présentation et si vous ne demandez pas à votre interlocuteur s’il est
sûr ou pas de venir, vous risquez d’avoir des surprises lors de votre
présentation…
De même
prévoyez toujours de commencer 15 minutes à 30 minutes en retard par
rapport aux horaires affichés, le temps de laisser venir les
retardataires.
Nous
venons de voir ce qu’il faut faire pour réussir une présentation. En
complément voici les 11 erreurs les plus courantes réalisées pendant
les présentations.
1 – Sortir du script de démo ou trop improviser:
c’est l’erreur la plus courante et la plus mortelle… A force de répéter
et redire la même chose il est très tentant de sortir du script prévu,
et c’est là qu’arrivent les imbroglios, les bugs de logiciels… Donc
improvisez, mais pas trop !
2 – Débiter un discours comme une mitraillette ou sans y croire: encore une fois la forme est plus importante que le fond.
3
– Ecrire sur ses slides en caractère 10 des phrases entières avec
plusieurs niveaux de puces, et des tableaux avec des dizaines de
chiffres: le powerpoint c’est l’art de la synthèse, il faut en écrire que le strict minimum.
4 – Mettre des animations ou des sons "pour faire joli":
c’est encore une fois une erreur de débutant. L’attraction c’est vous
et pas le powerpoint, rien de doit distraire vos interlocuteurs.
5 – Rester statique et regarder son collègue au premier rang:
80% de la communication est non verbale, il faut donc user et abuser de
la gestuelle, regarder toutes les personnes de la salle et aller vers
elle.
6 – Ne pas préparer son discours en détail en notant que quelques grandes ligne et en improvisant le reste:
il faut toujours préparer un fil conducteur, sinon c’est le plantage
assuré (erreurs, blancs, manque de transition…). Même pour un discours
répété 10 fois il faut se remettre dans le bain et vérifier que tout
est correct (déroulé, powerpoint…).
7 – Croire que le fond est plus important que la forme:
même si vous avez des arguments en béton, si votre discours n’est pas
clair et vos documents confus, le message ne passera pas… il faut donc
consacrer au moins autant de temps à la mise en forme qu’à la
définition du contenu des slides.
8 – Parler trop vite ou trop lentement :
il faut au contraire insister sur les points clés et ne pas hésiter à
les répéter ou à mettre une emphase particulière dans votre discours.
9 – Lire le powerpoint au lire de faire une présentation:
un présentation n’est pas une récitation ou la lecture d’un document.
Si c’était le cas il suffirait d’envoyer un document ou de l’imprimer.
La présentation c’est faire passer un message et convaincre.
10 – Ne pas prévoir de "plan B" en cas de problème technique: Pc en panne, présentation powerpoint effacée, personne malade…
11 – Ne pas vérifier sa présentation quand on réutilise toujours le même PC :
généralement d’une présentation à l’autre on fait des modifications,
des ajouts… il faut donc vérifier que sur le PC c’est bien la dernière
version qui est enregistrée.
Il
existe de nombreux services qui vous permettent de faire de la
eformation ou de la ePrésentation à distance, leurs services sont à peu
près équivalents.
Les plus connus sont:
– www.webex.com :
le leader mondial, intéressant pour ses forfaits pour une utilisation
d’une salle de réunion de 20 personne illimitée à environ 300 e / mois
(nb: attendre leurs promos de fin de trimestre !).
– www.genesys.com
: un challenger intéressante, qui propose une facturation à la minute
de réunion et un téléphone en 01 55 XX XX (nb: par contre pas de prise
de commande à distance !).
– www.netviewer-france.com : réunions ou prise de contrôle à distance.
– www.inquiero.com : surtout pour la prise de commande à distance (maxi 5 personnes en même temps)
– www.meetingone.com : un challenger intéressant pour les présentations, un forfait intéressant…
– www.polycom.com : un des leader le la visio conférence haute gamme… un peu trop cher !
– www.microsoft.fr avec Live Meeting: un peu cher pour la qualité de service.
– www.raindance.com
Les prix sont devenus abordables
même pour des petites structures (quelques centaines d’euros par mois,
ou dans les 0,1 € par minute de communication par utilisateurs), et
avec la démocratisation de l’ADSL tout le monde est en mesure
d’utiliser ces outils, que cela soit pour former à distance ses
commerciaux, faire des démonstrations à ses clients, dépanner un PC à
distance, enregistrer des mini formations sur son site ou son intranet,
pour faire un "Tour de France virtuel" …
Bien
entendu les eformations sont des outils complémentaires aux
démonstrations physique, car rien ne remplacera une poignée demain et
une discussion face à face.
Pré
requis: avant de mettre en places ces solutions il faut vérifier que
les connexions ADSL sont suffisantes stables et étudier attentivement
le coût des communications téléphoniques (tant que la voix sur IP ne
sera pas plus fiable, 100 participants qui appellent un N° vert à votre
charge pendant une heure chacun finiront toujours par vous coûter cher
!).
Côté matériel
vous et vos interlocuteurs doivent posséder une ligne ADSL (512 K
mini), un téléphone fixe prêt du PC et un écran 1024 x 768. Bien entendu le taux d’absentéisme peut être assez important, surtout si la conférence est gratuite (parfois 60% d’absents).
Conseil ePrésentation 1 : Utilisez un téléphone fixe pour vos présentations. Prendre
la voix sur IP est une mauvaise idée: la qualité du réseau n’est pas
suffisante pour assurer une bonne compréhension, et tout le monde ne
possède par de haut parleur sur son PC.
Conseil ePrésentation 2 : Définissez des règles lors des présentations. Pour
que la réunion se passe bien il ne faut indiquer aux participants qu’il
ne faut pas qu’il se mettent en double appel (sinon c’est parti pour
Mozart pour tout le monde), chacun doit parler à son tour, ne pas faire
de réunion en direct à plus de 25 personnes en même temps, de poser des
questions via le chat si les personnes sont nombreuses (nb: prévoir une
personne pour lire ces questions pour ne pas être interrompu tout le
temps)…
Conseil ePrésentation 3 : Envoyez un email avant la réunion pour expliquer la procédure de connexion
Une
semaine avant la réunion envoyez un email détaillant pas à pas la
procédure de connexion avec toutes les illustrations, et leur demandant
de tester dès maintenant leur navigateur (et au cas où vos contacter).
Conseil ePrésentation 4 : Ne paniquez pas si la présentation gèle à l’écran ou si des utilisateurs sont déconnectés.
Les
connexions ADSL sont fiables mais systématiquement lors des
présentations via internet il faut s’attendre à des déconnexions
régulières, à la fois chez l’animateur et chez les participants. Donc
pas de paniquez, continuez à parler via le téléphone en attendant que
le réseau revienne. Au cas où la panne serait plus longue, prévoyez
l’envoi de la présentation PowerPoint par email.
Conseil ePrésentation 5: Forcez vous à parlez plus lentement et à faire des mouvements de souris moins rapides.
Lors
d’une ePrésentation vos auditeurs n’auront que le son et pas votre
personne en face d’eux. Il faut donc faire un effort supplémentaire sur
votre discours et bien insister sur les arguments et parler plus
lentement. De même il faut bouger plus lentement la souris pour
présenter des éléments à l’écran car il y a un temps de latence entre
votre écran et celui des participants. De plus une partie seulement des
mouvements sont retransmis.
Conseil ePrésentation 6: Enregistrez vos présentations pour ensuite les rediffuser.
Un
autre intérêt des ePrésentation c’est de pouvoir enregistrer les
présentation pour ensuite les rediffuser soit votre site internet ou
sur un CD-rom (pour ceux qui ont manqués la présentation, vous
évangéliser ses autres clients…).
Conseil ePrésentation 7: Faites un compte rendu de la réunion dans les 48h.
Le
problème des ePrésentation c’est les incompréhensions et le manque
d’attention (surtout si la réunion dure 1 h). Il faut donc confirmer
par écrit le contenu de la présentation.
Conseil ePrésentation 8: Vérifiez votre matériel avant la présentation.
N’oubliez
pas de tester votre matériel 30 minutes avant la réunion pour faire
face à un éventuel problème technique: powerpoint qui n’est pas prêt,
activeX qui manquent…
Quelques infos supplémentaire sur comment faire une présentation powerpoint sur le site www.Ergologique.com.
