Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les entreprises ont dû changer la façon dont elles traitent les données personnelles des citoyens de l’Union Européenne. Cette loi a longtemps été perçue comme une contrainte, mais aujourd’hui, elle est utile pour préserver la réputation des organisations. En effet, elle vous permet de démontrer que vous avez à cœur de protéger la vie privée de vos clients et utilisateurs. Cela renforce la crédibilité de votre marque sur le marché. Mais comment garantir réellement la conformité RGPD et réduire les risques pour votre entreprise ? Nous faisons le point dans cet article.
Pourquoi la conformité est-elle essentielle pour les entreprises ?
La conformité RGPD est essentielle pour toutes les entreprises concernées. Cette loi a été créée pour garantir que les données personnelles des citoyens de l’UE sont traitées de façon responsable et éthique. Pour sécuriser vos processus de traitement, adoptez une solution spécialisée de conformité RGPD comme Witik.
Éviter les sanctions
La conformité RGPD permet premièrement d’éviter de lourdes sanctions financières. En effet, l’amende pour non-respect des règles représente 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise ou 20 millions d’euros. Le montant le plus élevé sera retenu. Notez que les sanctions varient selon la gravité de la violation constatée. Par exemple, la CNIL peut délivrer une mise en demeure de l’entreprise fautive, une suspension temporaire des traitements de données ou encore une injonction de cesser la violation.
Préserver la réputation
Un mauvais traitement de données peut entacher la réputation de votre entreprise, qu’il s’agisse d’une violation ou d’un droit ignoré. En vous mettant en conformité avec le RGPD, vous construirez une relation de confiance durable avec vos clients et partenaires. N’oubliez pas qu’il faut plusieurs années pour construire une bonne réputation, mais seulement un incident pour la détruire.
Les points clés de la mise en conformité RGPD
Pour assurer la conformité RGPD, voici quelques points clés du processus à considérer :
La cartographie des traitements
Il est impératif d’identifier, de décrire et d’inventorier chaque donnée personnelle qui circule dans votre entreprise (depuis la collecte jusqu’à la suppression). La cartographie des traitements est le point de départ de la mise en conformité RGPD. Elle aide vos collaborateurs à comprendre les processus utilisés par votre entreprise, ainsi que la provenance et les éventuelles destinations des données personnelles.
La définition des finalités des traitements
L’une des obligations imposées par le RGPD est la définition de la finalité des traitements. Concrètement, il s’agit de répondre à la question : pourquoi est-ce que mon entreprise collecte ces données ? L’objectif est de limiter les opérations de traitement aux finalités déclarées. Ainsi, si votre entreprise souhaite utiliser les données collectées à d’autres fins, les personnes concernées devront en être informées.
La gestion des droits
Les utilisateurs disposent de droits vis-à-vis de leurs données : droit à l’oubli, droit à l’effacement, droit d’accès, droit de rectification… S’ils ont une demande spécifique, vous devez être prêt à répondre ! Il est important de mettre en place un processus clair pour honorer ces demandes dans les meilleurs délais (un mois, généralement).
La surveillance et l’audit de conformité
Pour être sûr que les données sont collectées, traitées et gérées conformément aux dispositions du RGPD, une surveillance et un audit réguliers s’imposent. Non seulement, cela permet de garantir le respect de la vie privée des personnes concernées, mais cela démontre aussi votre bonne foi (accountability) en cas de contrôle par la CNIL.
Comment réduire les risques de non-conformité RGPD ?
Voici quelques conseils pratiques pour réduire les risques de non-conformité RGPD :
- nommez un DPO : dans certains cas, cette nomination est obligatoire, mais si ça ne l’est pas, elle reste fortement recommandée. Le Délégué à la Protection des Données peut piloter votre conformité. C’est aussi le point de contact de l’autorité de contrôle ;
- auditez vos sous-traitants : ne vous contentez pas seulement de surveiller vos processus. Auditez aussi vos prestataires (hébergeurs, SaaS…) et vérifiez qu’ils offrent les mêmes garanties de sécurité que vous ;
- utilisez des outils de conformité : ils permettent d’automatiser les tâches récurrentes, les alertes… De plus, ils limitent les erreurs et les oublis.
Au final, la conformité RGPD est un investissement stratégique pour votre entreprise. Elle vous permettra non seulement d’éviter les sanctions financières, mais aussi de bâtir une relation de confiance avec vos collaborateurs. N’oubliez pas de respecter les étapes clés du processus pour la réussir et de suivre nos conseils pour réduire les risques.
