Par Laurent Dureau (contributeur) – Impulseur Booster en Capital Humain
Il est vrai qu’un bureau propre et dégagé semble être hors d’atteinte pour
beaucoup d’entre-nous. Du rangement à la va-vite de fin de semaine à
comment s’y retrouver le lundi matin dans la pagaille des piles vite
rangées dans les placards et les tiroirs, il y a comme une frustration face à cet envahissement inéluctable.
Les chantres de la qualité pourraient s’inspirer de la méthode des
5S mais ce qui est applicable à un atelier l’est beaucoup moins pour
son bureau. La nature du rangement n’est pas tout-à-fait la même.
Ranger
des outils et des procédures, c’est largement faisable mais qu’en
est-il pour celui qui travaille dans un mixte d’informations sur papier
et sur informatique. Au moins, l’avantage de l’informatique est que
personne n’y voit rien mais combien de fois avons-nous hurler de ne pas
retrouver un fichier capital.
Merci aux google desktop, exalead and Co car le petit toutou de
Microsoft XP est absolument nul sous toutes les coutures. S’il n’y
avait que lui, on aurait quelques années de moins à notre compteur de
vie tant on aurait stressé.
Dans un précédent article sur la "cartographie sémantique", on peut comprendre que l‘infobésité rend difficile l’application des 5S à l’informatique.
L’idéal serait que périodiquement il faudrait réétudier notre mode de
classification or le temps nous manque et l’info, comme les mauvaises
herbes, continue d’affluer.
Selon chacun et sa manière de classifier, il est délicat de préconiser une méthode de rangement mais ce qui est sûr c’est qu’un bureau "allégé" est beaucoup plus agréable pour bosser correctement.
De ce fait, je me force à ranger mon bureau tous les jours et en fin de journée afin de pouvoir m’étaler le lendemain avec les dossiers du jour en accord avec ma to-do-list.
Et puis pour plus d’efficacité, je ne clôture pas ma journée sans avoir fait ma to-do-list pour le lendemain
sous peine d’être complètement déboussolé le lendemain et avec, en
prime, le sentiment d’avoir rien fait. Je fait ma to-do-list sur une
feuille de papier (une pour chaque jour) afin de la mettre au panier en
fin de journée.
C’est une façon pour moi de dire "j’ai fait mon job aujourd’hui" et
ce qui est fait n’est plus à faire. Cet acte, aussi bête soit-il en
apparence, me permet de garder confiance en mes capacités devant la
tonne de choses à faire.
Depuis belle lurette, j’ai abandonné les to-do-list informatique
du style outlook car quand vous voyez la même tâche pendant des jours
voire des semaines, c’est absolument déprimant. Et de plus la liste
s’enfle irrémédiablement au fil du temps alors exit…
De plus, l’autre facteur est qu’ainsi je me m’oblige pas à faire des
choses qui se révèleront inutiles ou obsolètes. A chaque jour sa peine
tout en sachant que chaque jour vous rapproche de l’objectif que vous
vous êtes fixé.
Ayant généralement mon paquet de feuille to-do-list pour la semaine dans une poche plastique
à portée de main, je peux noter à n’importe quel moment ce qui me vient
par la tête. De ce fait, aucun oubli préjudiciable vient troubler mon
ardeur au travail.
Pour les projets plus lourds, j’ai une autre feuille intitulé "A
faire" que j’aborde au fur et à mesure du temps disponible que je
dégage tous les jours. C’est incroyable de voir combien nous nous enterrons nous-mêmes sous de tonnes de travail qui seront au final inutiles.
Fort de cette méthode, je range les dossiers papiers en conséquence à des endroits appropriés tout en sachant que j’ai une bannette dépotoir en attente de rangement pour tous les autres papiers qui viennent au fil de l’eau.
Quand au classement informatique, j’oscille entre les répertoires thématiques et les répertoires dossiers. En mettant des entêtes de répertoire sous forme de lettre et de chiffres,
je peux ainsi faire monter en tête de liste n’importe quel dossier dans
le répertoire racine. Une fois le dossier suffisamment "endormi", je
l’archive dans un autre répertoire où je ne vais que très rarement.
Enfin, j’ai décomposé mon écran informatique en différentes zones
où je range les icônes selon leur nature et les dossiers en cours.
Comme cela d’un seul coup d’oeil, je sais où il faut aller cliquer. Ce sont tous des raccourcis et jamais des liens directs comme cela si je perds mon "bureau (merci Windows) vous ne perdez pas vos fichiers.
En maintenant une certaine discipline, mon bureau physique est
dégagé de ce qui s’empile et mon bureau virtuel est accessible et sans
fioritures.
N’est-ce pas qu’il est bon d’arriver chaque matin sur un bureau
"dégagé" avec une to-do-list acceptable. Et si je reçois une personne
dans mon bureau, il me faut moins d’une minute pour déblayer mon espace de travail.
J’ai appris qu’un bon dirigeant se doit d’abord d’être bien organisé
sous peine de crouler sous la charge. De plus, vos visiteurs où vos employés seront impressionnés par vos capacités de concentration et d’abattage du "boulot" dans cet espace assez zen.
Savoir où sont les
choses, savoir où on en est et savoir ce que l’on a à faire est
suffisant pour abattre comme un bûcheron ces innombrables tâches du
quotidien.
Garder sa bonne humeur et son allant nécessite d’avoir un bureau
propre et bien rangé. Alors n’hésitez pas à acheter quelques armoires
supplémentaires car c’est un investissement ridicule par rapport aux
gains observés.
Bonjour,
Ce matin encore, je me disais qu’il fallait que je m’y mette !
J’ai une question si vous le permettez : comment faites-vous pour décomposer votre écran informatique en différentes zones ?
merci
Bonjour,
La première façon est de ranger les icones et raccourcis par groupe dans des endroits différents de l’écran.
D’abord pour tous les programmes, j’utilise la barre de lancement rapide sur 2 colonnes verticales à droite afin de n’avoir aucun icônes de programmes dans ma fenêtre d’arrière plan.
Ensuite si tu veux faire les choses bien, tu fabriques une image d’arrière plan sous photoshop par exemple en fabricant des cadres correspondants aux différents types de travaux que tu as à faire. Tu fais que l’image soit à la taille de l’écran ou tu demande à Windows de la déformer afin qu’elle prenne toute la place.
Tu prends donc une image de fond que tu aimes bien puis ensuite tu superposes des cadres sur lesquels tu vas jouer sur la transparence. Tu peux même y rajouter un titre par cadre si tu veux dans les débuts.
En gardant ton modèle sous photoshop tu peux ensuite le modifier en fonction des besoins. C’est vrai que cela fait très classe et tous ceux qui voient mon écran ressentent qu’ils ont à faire à un pro.
Maintenant je ne fais plus car les zones sont dans ma tête et je n’ai plus besoin de le faire sous photoshop. Mais dans les débuts cela donne un vrai coup de fouet à notre envie de rangement !
Je vais tester ça, merci beaucoup pour cet article en or 😉
Tout dépend des objectifs.
« If a cluttered desk signs a cluttered mind, of what, then, is an empty desk a sign? »
A.Einstein
Diviser son écran en zone est une technique pour mettre de l’ordre dans ses idées. C’est de l’organisation et puis avec le temps si votre bureau devient vidé de tout cela veut tout simplement dire que vous avez atteint un stade d’organisation ultime ou le fouillis de départ s’est transformé en une organisation parfaite.
Sinon pourquoi les grands patrons ont-ils toujours un grand bureau quasiment vide ? Tout simplement pour impressionner le visiteur et lui dire aussi qu’il est totalement à votre écoute.
Pour certains, c’est vrai et puis pour d’autres, le bordel a été transféré à des subalternes car ledit dirigeant est tout simplement incapable de gérer quoi que ce soit.
J’ai donc appris avec le temps à faire la différence entre celui qui avait atteint une certaine perfection organisationnelle de celui qui bluffait.
C’est simple à découvrir, il suffit de vous référer à un papier (ou un email) pour pouvoir continuer la conversation et vous verrez instantanément celui qui retrouvera l’info en un clin d’oeil de celui qui esquivera…
Avoir un bureau propre et dégagé, c’est comme avoir une grosse voiture qui en jette mais dans un cas l’un est propriétaire tandis que l’autre l’a loué pour la journée pour vous bluffer…