Le matin d’un dirigeant commence souvent par une pile de factures et des demandes clients non traitées. Pour une PME, disposer d’une application qui centralise facturation, gestion des stocks et suivi commercial change rapidement la donne. Cet article décrit le positionnement d’Oze, ses fonctions clés, les bonnes pratiques de déploiement et comment évaluer le retour sur investissement.
Positionnement et promesse
Oze se positionne comme une solution dédiée aux petites et moyennes entreprises qui cherchent à automatiser les tâches administratives tout en conservant une interface simple et modulable. La promesse est d’offrir un outil centralisant facturation, gestion des stocks, CRM et intégrations comptables, le tout avec une prise en main rapide et des coûts maîtrisés.
Fonctionnalités principales
Facturation et devis
Le module facturation propose des modèles de devis et factures personnalisables, gestion des taux de TVA, automatisation des relances et envoi par e-mail. La génération de factures récurrentes et la transformation d’un devis en facture se font en quelques clics, réduisant le risque d’erreur et le temps de traitement.
Gestion des stocks
La gestion des stocks prend en charge plusieurs emplacements, le suivi des niveaux, les alertes de rupture et les mouvements de stock. Les fiches articles peuvent inclure variantes, codes-barres et prix différenciés par canal de vente. La visibilité en temps réel limite les ruptures et améliore la rotation des stocks.
CRM et suivi commercial
Oze intègre un CRM léger permettant de suivre prospects, opportunités et historiques d’échanges. Les commerciaux disposent d’un accès aux catalogues, des prix par client et d’un suivi des relances. Les données de vente alimentent des rapports exportables et des tableaux de bord pour piloter l’activité.
Intégrations et API
La solution propose des connecteurs pour la comptabilité, les solutions de paiement et les boutiques en ligne. Une API permet la synchronisation en temps réel avec les systèmes existants, favorisant l’automatisation des flux entre vente, stock et comptabilité.
Avantages concrets pour une PME
- Gain de temps significatif sur la saisie et le traitement des factures.
- Réduction des erreurs grâce à l’automatisation et à la validation des flux.
- Meilleure traçabilité des ventes et des mouvements de stock.
- Alertes proactives qui diminuent les ruptures et les pertes.
- Rapports et indicateurs facilitant le pilotage et la prise de décision.
Ces bénéfices se traduisent souvent par une amélioration immédiate de la trésorerie et une diminution du temps passé sur les tâches administratives.
Exemples sectoriels
En B2B, une entreprise peut paramétrer des catalogues et prix par client, automatiser des remises et suivre les commandes récurrentes, réduisant le cycle de vente. Pour une société de services, la facturation des contrats et interventions devient automatique, avec génération d’avenants et de factures périodiques sans ressaisie. Un commerce de proximité synchronise sa boutique en ligne avec le stock physique pour éviter les ventes de produits non disponibles.
Déploiement et bonnes pratiques
Le déploiement doit commencer par une cartographie des processus et la préparation des données (fiches articles, clients, tarifs). Il est recommandé de constituer un petit comité projet comprenant le dirigeant, le responsable commercial, le comptable et un administrateur ILes étapes typiques sont :
- Audit des processus actuels et définition des objectifs.
- Nettoyage et préparation des données à importer.
- Paramétrage de l’environnement et configuration des utilisateurs.
- Phase pilote avec un périmètre limité pour valider les flux.
- Montée en charge progressive puis bascule complète.
L’utilisation d’un environnement sandbox pour tester les scénarios critiques est fortement conseillée avant toute migration en production.
Accompagnement, formation et support
Oze propose généralement des ateliers de prise en main, des tutoriels vidéo et un support ticket avec SLUn accompagnement initial permet d’assurer le transfert de compétences aux utilisateurs clés et de limiter les frictions. Les formations ciblées pour les équipes comptables et commerciales garantissent une adoption plus rapide et plus complète.
Tarification et calcul du ROI
La tarification est modulaire : abonnement par utilisateur ou par forfait PME, options pour modules avancés et coût d’accompagnement initial pour la migration et la formation. Pour calculer le ROI, il faut prendre en compte :
- Coût de l’abonnement annuel et des options.
- Coût de la formation et de la migration.
- Heures économisées par semaine multipliées par le coût horaire moyen.
- Réduction estimée des erreurs et des retards de facturation.
- Amélioration de la disponibilité du stock et ventes additionnelles éventuelles.
Un pilote de trois mois permet d’affiner ces hypothèses en mesurant précisément les gains de productivité et l’impact sur la trésorerie.
Sécurité et conformité
Pour une PME, la sécurité des données et la conformité (archivage des factures, respect des mentions légales, gestion des droits d’accès) sont essentielles. Oze implémente des mesures de chiffrement, des sauvegardes régulières et des contrôles d’accès pour limiter les risques. Vérifiez également les options d’archivage électronique conformes aux exigences locales.
