Par M’hamed Drissi (chroniqueur exclusif) – Ph.D Management
De nos jours, tout travail important nécessite au préalable une sérieuse préparation. Ceci est valable dans toutes les activités de la vie professionnelle notamment au niveau de l’entreprise moderne.
Le facteur temps est fondamental dans cette préparation : plus on investit beaucoup de temps dans la préparation, mieux on maîtrise la situation. Que çà soit une négociation à mener, une conférence à donner, un cours à dispenser ou une simple réunion à diriger, la préparation est indispensable à maints égards.
Plusieurs raisons militent en faveur de la préparation :
Tout d’abord, la préparation diminue le trac : chaque jour, chaque semaine, chaque mois au cours desquels nous nous préparons à affronter le jour prévu , nous avons l’occasion de diminuer ce malaise , jusqu’à le réduire à néant.
Ensuite, la préparation est une merveilleuse source de motivation : elle nous donne le sentiment d’un bien être qui est la première récompense de l’effort fourni lors de cette préparation. Celle-ci est également une source d’influence par l’initiative prise à cet effet.
La préparation nous fait souvent gagner du temps : investir du temps dans la préparation permet d’en gagner dans la réalisation. C’est le cas, particulièrement, pour les réunions qui sont bien préparées à l’avance et se déroulent par conséquent dans de bonnes conditions.
En effet, savoir à l’avance ce que l’on veut dire, apprendre et/ ou faire, dans le temps et dans l’espace, donne confiance en soi-même et la sensation d’influencer l’auditoire, l’interlocuteur ou l’adversaire en cas de négociation.
Grâce à la préparation, les autres constatent le pouvoir de celui qui est préparé et en sont impressionnés. La préparation augmente aussi notre flexibilité car elle permet de mieux faire face à l’inattendu et à la surprise.
Le dirigeant qui ne se prépare pas, court le double risque de porter préjudice aux résultats de l’entreprise et à sa propre image. Ses expériences et ses connaissances ne remplaceraient jamais la préparation sachant bien que l’improvisation est dangereuse dans le monde des affaires.
Ce dirigeant qui se sert de la non- préparation comme une justification, chaque fois que son exposé est moyen ou sa prestation est modeste, discrédite son entreprise et lui fait perdre souvent des clients potentiels.
A vrai dire, le résultat escompté est proportionnel au temps investi dans la préparation. En effet, et spécialement dans le monde des affaires, le défi et l’excitation sont synonymes de risque et de mauvaise gestion : tout doit être calculé et préparé à l’avance pour pouvoir honorer l’engagement pris par le dirigeant et pour que les décisions soient prises en connaissance de cause et sans aucune hésitation.
La préparation quotidienne est non moins importante que la préparation à court terme puisqu’elle nécessite, elle aussi, la préparation à toutes les situations que vit le dirigeant au quotidien : avant d’effectuer une communication téléphonique, avant de présider une séance de travail avec ses collaborateurs et avant d’entamer une visite prévue avec un client important.
Chacune de ces situations nécessite une préparation adéquate et l’utilisation d’outils appropriés : planning de la journée, carte d’idées, etc…Ces outils nous aident à nous préparer et à être les maîtres incontestables de la situation.
